«Παροχή Υπηρεσιών Διαχείρισης Αλληλογραφίας - Τεχνικών Εγγράφων και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών του ΔΕΣΦΑ Α.Ε.»
Το αντικείμενο των υπηρεσιών που στα συμβατικά τεύχη καλούνται υπηρεσίες και αναφέρονται στην παρούσα σύμβαση, αφορά τη Διαχείριση της Αλληλογραφίας - Τεχνικών Εγγράφων και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών του ΔΕΣΦΑ Α.Ε και συγκεκριμένα:
Α) Διαχείριση Αλληλογραφίας
I. Διαχείριση Εισερχόμενης Αλληλογραφίας
— Παραλαβή αλληλογραφίας με τη μορφή φυσικών εγγράφων (μέσω ταχυδρομείου, fax, curier, e-mail ή ιδιοχείρως)
— Διαχείριση εγγράφου μέσω ψηφιακής εφαρμογής
— Σφραγίδα και αναγραφή αριθμού πρωτοκόλλου στο φυσικό έγγραφο.
— Χαρακτηρισμός του εγγράφου
— Ψηφιοποίηση του εγγράφου με σάρωση αυτού.
— Ηλεκτρονική δρομολόγηση της αλληλογραφίας στους αρμόδιους παραλήπτες.
— Δημιουργία αρχείου εισερχόμενης αλληλογραφίας των φυσικών εγγράφων
— Φυσική διακίνηση αλληλογραφίας σε περίπτωση εγγράφων με οικονομικό ή νομικό περιεχόμενο ή ακόμη ημερήσιου/περιοδικού τύπου και προσωπικής αλληλογραφίας.
ΙΙ. Διαχείριση Εξερχόμενης Αλληλογραφίας
— Παραλαβή αλληλογραφίας με τη μορφή φυσικών εγγράφων (ιδιοχείρως από τους συντάκτες αυτών).
— Ψηφιοποίηση του εγγράφου
— Ηλεκτρονική δρομολόγηση της αλληλογραφίας στους αρμόδιους παραλήπτες.
— Δημιουργία αρχείου εξερχόμενης αλληλογραφίας των φυσικών εγγράφων
Β) Διαχείριση-επίβλεψη διεργασιών διαχείρισης εγγράφων τα οποία είναι χαρακτηρισμένα ως key documents.
— Έλεγχος, παραλαβή και διαχείριση των Τελικών Τεχνικών Εγγράφων (FDP-Final Documentation Packages) έργων κατασκευής.
— Έλεγχος, παραλαβή και διαχείριση των Τελικών Τεχνικών Εγγράφων (FDP-Final Documentation Packages) εντολών εργασίας συμβάσεων συντήρησης.
— Διαχείριση Ηλεκτρονικού αρχείου όλων των τεχνικών εγγράφων της εταιρίας.
— Διαχείριση αρχείου Πιστοποιητικών Μηχανικής αποπεράτωσης και πιστοποιητικών τελικής επιθεώρησης της εταιρίας.
— Κωδικοποίηση, φυσική και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διαχείριση όλων εταιρικών Συμβάσεων.
— Αρχειοθέτηση και διαχείριση τευχών εμπιστευτικών διαγωνισμών της εταιρίας.
— Φυσική και ηλεκτρονική διαχείριση εταιρικών Συνόψεων έργου.
— Καταγραφή, σάρωση και διαχείριση αρχείου εκθέσεων περάτωσης (Close Out Reports) συμβάσεων εταιρίας.
— Καταγραφή, σάρωση και διαχείριση αρχείου Προσωρινής και Οριστικής παραλαβής συμβάσεων εταιρίας.
— Διαχείριση αρχείου Πιστοποιητικών Υλικών και Inspection Data Book.
— Αρχειοθέτηση και διαχείριση μελετών της εταιρίας.
— Κωδικοποίηση και καταγραφή του κωδικού προέλευσης εγγράφων για τα τεχνικά έγγραφα που εκδίδονται από την εταιρία.
— Κωδικοποίηση και καταγραφή του κωδικού Unit Number των δικτύων Υψηλής Πίεσης.
— Διαχείριση και δρομολόγηση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας της Δραστηριότητας Διαχείρισης Έργων.
— Διαχείριση, δρομολόγηση και αρχειοθέτηση σε φυσική και ψηφιακή μορφή της εσωτερικής αλληλογραφίας της Δραστηριότητας Διαχείρισης Έργων και του πληροφοριακού συστήματος Document Manager.
— Διαχείριση της περιγραφικής πληροφορίας του συστήματος GIS και αποστολή ηλεκτρονικών αρχείων.
— Διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων ( σαρώσεις εγγράφων/σχεδίων – διαδικασίες οπτικής αναγνώρισης εγγράφων (OCR) – μετατροπές ψηφιακών αρχείων).
— Αναπαραγωγή σχεδίων.
Γ). Υποστηρικτικές υπηρεσίες
— Τεχνική υποστήριξη κεντρικών διακομιστών με λειτουργικό σύστημα Windows 2000/2003/2008 Server, επιτραπέζιων και φορητών υπολογιστών χρηστών με λειτουργικά συστήματα Windows 7, Vista, XP, 2000, 98 και 95, περιφερειακού εξοπλισμού πληροφορικής (εκτυπωτές, σαρωτές κλπ) και εσωτερικού δικτύου υπολογιστών intranet.
— Μεταφορά αλληλογραφίας και προσωπικού εταιρείας με εταιρικά οχήματα
— Υπηρεσίες κυλικείου και καθαριότητας
— Βοηθητικές εργασίες
— Υπηρεσίες γενικών καθηκόντων
Οι υπηρεσίες θα παρέχονται καθημερινά καθ' όλες τις ημέρες και ώρες, , κατά τη διάρκεια της Σύμβασης που θα υπογραφεί. Ο ΔΕΣΦΑ Α.Ε έχει το δικαίωμα να αυξήσει ή να μειώσει το ύψος των παρεχομένων Υπηρεσιών, χωρίς πρόσθετες απαιτήσεις εκ μέρους του Αναδόχου με την έκδοση Εντολών Αλλαγών κατά το Άρθρο 6 των Γενικών Όρων της Σύμβασης και με προσαρμογή του Συμβατικού Τιμήματος κατά το Άρθρο 3 του Συμφωνητικού Σύμβασης.
Ο Ανάδοχος πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει τις ανωτέρω Υπηρεσίες άμεσα με την ανάθεση.
Οι υπ' όψιν Υπηρεσίες υπόκεινται στον έλεγχο και έγκριση του ΔΕΣΦΑ.
Προθεσμία
Η προθεσμία παραλαβής των προσφορών ήταν 2014-03-10.
Η προμήθεια δημοσιεύθηκε στις 2014-01-22.
Ποιος
Τι
Ιστορικό προμηθειών
| Ημερομηνία |
Έγγραφο |
| 2014-01-22
|
Προκήρυξη σύμβασης
|