Παροχή υπηρεσιών υποστήριξης λειτουργίων οικονομικών υπηρεσιών
Το αντικείμενο των υπηρεσιών είναι η Παροχή Υπηρεσιών Υποστήριξης Λειτουργιών Οικονομικών Υπηρεσιών ως ακολούθως:
Το αντικείμενο των υπηρεσιών , αφορά στην Υποστήριξη των Λειτουργιών Οικονομικών Υπηρεσιών του ΔΕΣΦΑ Α.Ε. και συγκεκριμένα των Τμημάτων:
— Γενικής, Αναλυτικής Λογιστικής και Κοστολόγησης
— Τιμολόγησης,Οικονομικής Διαχείρισης και Πληρωμών
— Διοικητικής Λογιστικής, Διαχείρισης Διαθεσίμων, Προϋπολογισμού και Δανείων
— Οικονομικού Ελέγχου & Οικονομικής Διαχείρισης Εσόδων
όπως αυτά περιγράφονται αναλυτικά κατωτέρω:
Τμήμα γενικής, αναλυτικής λογιστικής και κοστολόγησης
Αντικείμενο εργασιών
Α.
— Εργασίες προετοιμασίας και σύνταξης οικονομικών καταστάσεων σύμφωνα με το Ν.2190/20 και με τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς, καθώς και ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις του ομίλου ΔΕΣΦΑ Α.Ε.
— Τήρηση και παρακολούθηση Ισοζυγίου Ρυθμιζομένων Υπηρεσιών για την έκδοση Ρυθμιστικών Καταστάσεων, σύμφωνα με τον ισχύοντα Κανονισμό Τιμολόγησης Βασικών Δραστηριοτήτων του Εθνικού Συστήματος Φυσικού Αερίου
— Σύνταξη Ισολογισμών και Αποτελεσμάτων Χρήσης κατά Δραστηριότητα.
— Συμφωνίες λογαριασμών Γενικής Λογιστικής.
— Αποτιμήσεις απαιτήσεων και υποχρεώσεων και λογιστικές εγγραφές.
— Παρακολούθηση και εφαρμογή της φορολογικής νομοθεσίας, του ΦΠΑ και του Ε.Γ.Λ.Σ.
— Αποδόσεις παρακρατούμενων φόρων και ασφαλιστικών εισφορών.
Β.
— Συμφωνία λογαριασμών αποθεμάτων ανά μήνα με τη Γενική Λογιστική (ομάδες 2, 36.02, 56.02),τις αποθήκες και τους λογαριασμούς τάξεως. Στο τέλος της χρήσης αποτίμηση της ομάδας 2, συμφωνία λογαριασμών με τη Φυσική Απογραφή, λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων τέλους χρήσης.
— Σύνταξη κατάστασης ΚΕΠΥΟ (πελατών – προμηθευτών), ετήσιου Ισοζυγίου, βιβλίο απογραφών.
— Έκδοση βεβαιώσεων (φόροι, αυτοκίνητα).
Γ.
— Έλεγχος λογιστικών εγγραφών ως προς την ορθότητα τους τόσο από άποψη ΚΦΑΣ Φ.Π.Α., Ε.Γ.Λ.Σ. όσο και από άποψη Φορολογίας Εισοδήματος.
— Απογραφή παγίου εξοπλισμού στις εγκαταστάσεις του ΔΕΣΦΑ Α.Ε. σε όλη την Ελλάδα, σύνδεση φυσικής απογραφής πάγιου εξοπλισμού με το Μητρώο Παγίων (συμφωνία / διαφορές).
Δ.
— Παραλαβή παραστατικών, λογιστικός χαρακτηρισμός παραστατικών και καταχώρηση τους (modules FI, MM).
Ε.
— Χαρακτηρισμός εισερχομένων παραστατικών ως προς τα κέντρα κόστους, τη δραστηριότητα και τις ζώνες εισόδου / εξόδου, που αφορούν.
— Δημιουργία, αλλαγή και έλεγχος εσωτερικών εντολών, ενημέρωσή τους με τα στοιχεία κόστους και τους λογαριασμούς Αναλυτικής Λογιστικής και χαρακτηρισμός των παραστατικών που τις αφορούν (ΔΕΗ, ΟΤΕ, αυτοκίνητα).
— Σύνδεση λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής ανά δραστηριότητα με τα αντίστοιχα κέντρα κόστους.
— Τρέξιμο Αναλυτικής Λογιστικής σε περιβάλλον SAP/R3.
ΣΤ.
— Παρακολούθηση εγγραφών ως προς τις δραστηριότητες, ζώνες εισόδου /εξόδου και έλεγχος ισοζυγίων.
— Μηνιαία αναπροσαρμογή κονδυλίων στις Δραστηριότητες (Readjustments).
— Επιμερισμός δαπανών υποστηρικτικών υπηρεσιών στις κύριες Δραστηριότητες.
— Έκδοση αναφορών σχετικά με τον λογιστικό διαχωρισμό των Δραστηριοτήτων.
— Έκδοση αναφορών σχετικά με τον λογιστικό διαχωρισμό των ζωνών εισόδου/ εξόδου
— Εγγραφές απεικόνισης Ισολογισμών κατά Δραστηριότητα στη Γενική και Αναλυτική Λογιστική.
— Συμφωνία λογαριασμών Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής.
— Διοικητική Υποστήριξη Τμήματος ( βοηθητικές υπηρεσίες)
Τμήμα τιμολόγησης, οικονομικής διαχείρισης και πληρωμών
Αντικείμενο εργασιών
Α. Πληρωμές & τιμολογήσεις
Διαχείριση πληρωμών προμηθευτών και τρίτων μέσω :
— Μηχανογραφημένων επιταγών
— Χειρόγραφων επιταγών
— Εντολών προς συνεργαζόμενες τράπεζες (FAX)
— Ηλεκτρονικής Διαχείρισης (Αlpha Bank), (λογιστικοποίηση – αρχείο)
— Έκδοση μηχανογραφημένων και χειρόγραφων τιμολογίων βάσει του Κ.Φ.Α.Σ.
— Έλεγχος και παρακολούθηση των εισπράξεων αυτών.
— Λογιστικοποίηση καταθέσεων πελατών
— Λογιστικοποίηση πληρωμών ξένων οίκων και δανείων
— Πληρωμή ΙΚΑ –ΦΠΑ- ΦΜΥ και λοιπών φόρων μέσω Web Banking ( λογιστικοποίηση – αρχείο)
— Έκδοση αποδείξεων επαγγελματικής δαπάνης και δελτίων αποστολής
— Παρακολούθηση στοιχείων Κώδικα ( δήλωση χειρόγραφων στοιχείων στην Εφορία –αρχείο)
— Μικρό ταμείο ( πληρωμές, εισπράξεις, καταγραφή – καταμέτρηση στο τέλος κάθε ημέρας)
Πληρωμές στο προσωπικό :
— Με εντολές στις συνεργαζόμενες τράπεζες (Δάνεια, προκαταβολές ταξιδιών κ.λ.π.).
— Με ηλεκτρονικά μέσα (καταχώρηση όλων των λοιπών παροχών του προσωπικού σε ηλεκτρονικά μέσα).
— Πληρωμές Δ.Σ. ( Πρόεδρος και Μέλη)
— Πληρωμές Εποπτικού Συμβουλίου ( Πρόεδρος και Μέλη)
— Πληρωμές Υπεύθυνου Συμμόρφωσης
Έκδοση και έλεγχος ενταλμάτων πληρωμής για όλες τις παραπάνω πληρωμές.
Επικοινωνία και παράδοση των επιταγών στους προμηθευτές.
Β. Συμφωνία τραπέζων – εγγυητικές επιστολές
— Καθημερινή συμφωνία των τραπεζικών λογαριασμών της εταιρείας.
— Λογιστικοποίηση και καταχώρηση διορθωτικών εγγραφών που αφορούν τις τράπεζες.
— Διαχείριση όλων των εγγυητικών επιστολών, προμηθευτών, πελατών και προς τρίτους
— Λογιστικοποίηση, καταχώρηση απομείωσης επιστροφής των Ε/Ε.
— Αρχείο Ε/Ε
— Αποτιμήσεις Ε/Ε προμηθευτών σε ξένο νόμισμα κάθε τέλος του μήνα
— Ετήσια απογραφή του αρχείου των Ε/Ε.
Τμήμα διοικητικής λογιστικής, διαχείρισης διαθεσιμών, προϋπολογισμού, & δανείων
Αντικείμενο εργασιών
Α. Εταιρικός οικονομικός προϋπολογισμός
— Συντονισμός διαδικασίας κατάρτισης του Εταιρικού Προϋπολογισμού Εσόδων-Δαπανών-Επενδύσεων και κατάρτιση προϋπολογισμού των κονδυλίων που άπτονται των αντικειμένων της Δ/νσης, όπως οι Τόκοι & Χρεωλύσια, Τραπεζικά Έξοδα και Έσοδα Κεφαλαίων, μέσω του πληροφοριακού συστήματος κατάρτισης & παρακολούθησης προϋπολογισμού, SAP-BPC
— Επεξεργασία στοιχείων προϋπολογισμού και προετοιμασία προς έγκριση στο Δ.Σ. της εταιρείας του προϋπολογισμού της χρήσης και των πιθανών αναθεωρήσεών του.
— Παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού μέσω εξαγωγής αναφορών από το σύστημα SAP-BPC, σε σχέση με α) την απορροφητικότητα του Προϋπολογισμού και β) την καταγραφή & αιτιολόγηση αποκλίσεων προϋπολογισμού–απολογισμού, σε διάφορα επίπεδα οργανωτικών μονάδων, π.χ. ανά Δραστηριότητα, ανά Διεύθυνση, κλπ.
— Λειτουργική Συντήρηση δομών συστήματος κατάρτισης & παρακολούθησης προϋπολογισμού, SAP-BPC (επικαιροποίηση ιεραρχίας κέντρων κόστους/κέρδους, τροποποίηση δομών γραμμών π/υ, κλπ).
Β. Διοικητική λογιστική
-— Αντιπαραβολή προϋπολογιστικών-απολογιστικών δεδομένων σε εταιρικό επίπεδο αλλά και αναλυτικότερα ιεραρχικά επίπεδα, καταγραφή των αποκλίσεων και αιτιολόγηση τους..
— Κατάρτιση και παρακολούθηση του Ταμειακού Προγραμματισμού της εταιρείας.
— Έκδοση τριμηνιαίων αναφορών σχετικά με την δραστηριότητα της εταιρείας και την αντίστοιχη χρηματοοικονομική ανάλυση (δράση επιμέρους εταιρικών περιοχών, οικονομικά αποτελέσματα, χρημ/κοί δείκτες, κλπ).
Γ. Εταιρικά δανεία
— Επιμέλεια έγκρισης σύναψης/εκταμίευσης νέας δανειακής σύμβασης/δόσης δανείου, προκειμένου να διασφαλισθεί η απρόσκοπτη ροή χρηματοδότησης του επενδυτικού προγράμματος της εταιρείας.
— Παρακολούθηση της αποπληρωμής των εν ισχύ δανειακών συμβάσεων.
— Παροχή σε μηνιαία βάση δανειακών στοιχείων ως συνδρομή στην κατάρτιση του εταιρικού ισολογισμού
— Παροχή δανειακών στοιχείων για στατιστικούς λόγους προς το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους.
— Συνδρομή στην κατάρτιση του εταιρικού προϋπολογισμού αναφορικά με τα προϋπολογιζόμενα κονδύλια Χρεωστικών Τόκων & Χρεολυσίων της επόμενης χρήσης.
— Επιμέλεια ανεύρεσης λύσεων σε ενδεχόμενη ανάγκη κεφαλαίου κίνησης.
— Διερεύνηση του ευρύτερου οικονομικού περιβάλλοντος και των παραγόντων που επηρεάζουν τις πιστοληπτικές δυνατότητες του ΔΕΣΦΑ Α.Ε. (κατάσταση αγορών, εξέλιξη των επιτοκίων, εναλλακτικοί τρόποι δανεισμού, χρηματοπιστωτικά μέσα, κλπ).
Δ. Διαχείριση διαθέσιμων της εταιρείας
— Διεκπεραίωση των εργασιών διαχείρισης διαθεσίμων.
— Έλεγχος ορθότητας παραστατικών Τραπεζών που αναφέρονται σε τοποθετήσεις των διαθεσίμων της εταιρείας.
— Διατήρηση αρχείου στοιχείων τοποθετήσεων διαθεσίμων.
— Έκδοση τριμηνιαίων αναφορών στοιχείων τοποθετήσεων διαθεσίμων
— Υποβολή προτάσεων σε σχέση με τον κανονισμό διαθεσίμων (Τροποποιήσεις κανονισμού, Πίνακας Πιστωτικών Ιδρυμάτων, επιτροπή διαθεσίμων).
— Επιμέλεια εφαρμογής του κανονισμού διαθεσίμων του ΔΕΣΦΑ A.E.
— Εποπτεία εργασιών επιτροπής διαθεσίμων.
— Διακίνηση σχετικών εντύπων και επιμέλεια υποβολής των εντολών στις εκάστοτε Τράπεζες.
— Αλληλογραφία με τράπεζες σχετικά με τα νομιμοποιητικά έγγραφα που αφορούν την διεκπεραίωση των εργασιών διαχείρισης διαθεσίμων.
— Συνδρομή στην κατάρτιση του εταιρικού προϋπολογισμού αναφορικά με τα προϋπολογιζόμενα κονδύλια των Εσόδων Κεφαλαίων.
Τμήμα οικονομικού ελέγχου και οικονομικής διαχείρισης εσόδων
Αντικείμενο εργασίων
Α.
— Έλεγχος συμβάσεων κατασκευών, παροχής υπηρεσιών, προμήθειας υλικών και προετοιμασία πληρωμών βάσει των εταιρικών διαδικασιών και κανονισμών.
— Οικονομική παρακολούθηση συμβάσεων & δαπανών σε πρόγραμμα MS OFFICE & SAP R3 (παρακολούθηση τήρησης προϋπολογισμού, απόσβεσης προκαταβολών, εγγυητικών επιστολών και πληρωμών).
— Εσωλογιστικός Έλεγχος σε περιβάλλον SAP/R3 λογαριασμών προμηθευτών ΔΕΣΦΑ Α.Ε.
— Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου συμβάσεων κατασκευών – παροχής υπηρεσιών και προμηθειών με περιγραφή αντικειμένου, εγκεκριμένου προϋπολογισμού, διάρκειας, μεταβολών και υπολοίπων.
- Δημιουργία υλικών & παραγγελιών μέσω SAP/R3 για τιμολόγηση.
Β.
— Έλεγχος συμβάσεων προμηθειών, παροχής υπηρεσιών και λοιπών υποχρεώσεων, προετοιμασία πληρωμής αυτών βάσει των εταιρικών διαδικασιών και κανονισμών.
— Οικονομική παρακολούθηση συμβάσεων & δαπανών σε πρόγραμμα MS OFFICE & SAP R3 (παρακολούθηση τήρησης προϋπολογισμού, απόσβεσης προκαταβολών, εγγυητικών επιστολών και πληρωμών).
— Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου συμβάσεων παροχής υπηρεσιών - προμηθειών - εντολών αγοράς υλικών / υπηρεσιών με περιγραφή αντικειμένου, εγκεκριμένου προϋπολογισμού, διάρκειας, μεταβολών και υπολοίπων.
— Δημιουργία υλικών & παραγγελιών μέσω SAP/R3 για τιμολόγηση.
Γ.
— Έλεγχος των εκδοθέντων επιταγών, εντολών προς τράπεζες και επιστολών για εμβάσματα εξωτερικού προ έγκρισης εκταμίευσης.
— Σύνταξη βραχυχρονίου προγράμματος εκταμιεύσεων υποχρεώσεων ΔΕΣΦΑ Α.Ε.
— Εβδομαδιαία δημιουργία ηλεκτρονικής πρότασης πληρωμής τιμολογίων προμηθευτών μέσω SAP/R3 και αποστολή της στη Διεύθυνση Λογιστηρίου.
— Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου με τις φορολογικές & ασφαλιστικές ενημερότητες όλων των προμηθευτών.
Δ.
— Δημιουργία παραγγελιών για την έκδοση τιμολογίων.
— Παρακολούθηση εισπράξεων λογαριασμών πελατών.
Οι υπηρεσίες θα παρέχονται καθημερινά για όλη τη διάρκεια της Σύμβασης που θα υπογραφεί. Ο ΔΕΣΦΑ Α.Ε έχει το δικαίωμα να αυξήσει ή να μειώσει το ύψος των παρεχομένων Υπηρεσιών, με την έκδοση Εντολών Αλλαγών σύμφωνα με το Άρθρο 4 των Γενικών Όρων της Σύμβασης και με προσαρμογή του Συμβατικού Τιμήματος.
Ο Ανάδοχος πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει τις ανωτέρω Υπηρεσίες άμεσα με την ανάθεση.
Οι υπ' όψιν Υπηρεσίες υπόκεινται στον έλεγχο και έγκριση του ΔΕΣΦΑ.
Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου ρυθμιζόμενων και μη ρυθμιζόμενων συμβάσεων πελατών
Προθεσμία
Η προθεσμία παραλαβής των προσφορών ήταν 2014-03-14.
Η προμήθεια δημοσιεύθηκε στις 2014-01-24.
Ποιος
Τι
Ιστορικό προμηθειών
| Ημερομηνία |
Έγγραφο |
| 2014-01-24
|
Προκήρυξη σύμβασης
|