Περιγραφή της προμήθειας
Το έργο θα υλοποιηθεί μέσα από τα παρακάτω διακριτά, αλλά συνδεδεμένα μεταξύ τους, πακέτα εργασίας (Π.Ε.).
Π.Ε.1: Διαμόρφωση στρατηγικής επικοινωνίας και εκπόνηση σχεδίου δράσεων επικοινωνίας
Δράση 1.1: Ολοκληρωμένη στρατηγική επικοινωνίας
Ο ανάδοχος αναλαμβάνει, εντός 30 ημερών από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης, με βάση την προσφορά του και σε συνεργασία με την αναθέτουσα αρχή, να υποβάλει μια ολοκληρωμένη στρατηγική επικοινωνίας, που θα περιλαμβάνει, κατ΄ ελάχιστον, τα ακόλουθα:
— τους στόχους και το στοχοθετούμενο κοινό,
— τη στρατηγική τοποθέτηση,
— τη μέθοδο και τα εργαλεία επικοινωνίας (το περιεχόμενο των μέτρων πληροφόρησης και δημοσιότητας, που θα αναληφθούν για κάθε ομάδα - στόχο),
— τον ενδεικτικό προϋπολογισμό για την εφαρμογή τού σχεδίου δράσεων επικοινωνίας,
— τη συνεργασία εντός της Υπηρεσίας και τη συνεργασία με άλλους εμπλεκόμενους φορείς,
— ενδεικτικούς τρόπους αξιολόγησης των εργαλείων επικοινωνίας.
Δράση 1.2: Σχέδιο δράσεων επικοινωνίας
Ο ανάδοχος αναλαμβάνει, εντός 30 ημερών από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης, με βάση την προσφορά του και σε συνεργασία με την αναθέτουσα αρχή, να υποβάλει σχέδιο δράσεων επικοινωνίας, χρονικά κατανεμημένο και κοστολογημένο, με τεκμηριωμένη την αποτελεσματικότητα των ενεργειών, σε σχέση με τους επιδιωκόμενους στόχους και τις ομάδες - στόχους (target groups) της Ε.Γ.Υ..
Το σχέδιο θα πρέπει να βασίζεται τόσο στις στρατηγικές προτεραιότητες της Ε.Γ.Υ. όσο και στις προτεραιότητες των υλοποιούμενων δράσεων της Ε.Γ.Υ., κατ΄ έτος —και σε κάθε περίπτωση, με τις οδηγίες της αναθέτουσας αρχής— ώστε:
— να βρεθούν οι μεταβλητές, για την καλύτερη προβολή της Ε.Γ.Υ.,
— να προωθηθεί η θετική ανταπόκριση των ομάδων - στόχων, ενεργοποιώντας παράλληλα, τους απαραίτητους μηχανισμούς κοινωνικής μόχλευσης και δικτύωσης,
— να προβληθούν τα οφέλη που θα αποκομίζουν οι ομάδες - στόχοι από την υλοποίηση των δράσεων της Ε.Γ.Υ.,
— να υπάρξει ενεργός συμμετοχή σε συγκεκριμένα μέτρα και δράσεις της Ε.Γ.Υ.,
— να καταστεί δυνατή η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της επικοινωνίας και να αναδειχθούν τα οφέλη που θα προκύψουν, μέσω της υλοποίησης του έργου.
Π.Ε.2: Υλοποίηση του σχεδίου δράσεων επικοινωνίας
Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, ο ανάδοχος αναλαμβάνει την υλοποίηση και παρακολούθηση της ορθής εφαρμογής του σχεδίου δράσεων επικοινωνίας, μέχρι το τέλος τής διάρκειας τής σύμβασης.
Η αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα, στο πλαίσιο του συνολικού προϋπολογισμού τού έργου, να ζητά από τον ανάδοχο και τούτος να εκτελεί χωρίς πρόσθετη αμοιβή, επικαιροποίηση του σχεδίου δράσεων επικοινωνίας. Επίσης, η αναθέτουσα αρχή δύναται να προβαίνει σε τροποποιήσεις, αναθεωρήσεις, εξειδικεύοντας περαιτέρω το σχέδιο δράσεων επικοινωνίας, καθώς και στον επαναπροσδιορισμό (με τεκμηρίωση) του χρόνου υλοποίησης του έργου, ανάλογα με την πορεία εξέλιξης των δράσεων της Ε.Γ.Υ., οι οποίες θα γνωστοποιούνται στον ανάδοχο. Μικρές τροποποιήσεις μπορεί να προτείνει και ο ανάδοχος, οι οποίες, όμως, τελούν υπό την έγκριση τής αναθέτουσας αρχής.
Ως κατηγορίες δράσεων, αναφέρονται:
Δράση 2.1: Ενέργειες δημοσίων σχέσεων
2.1.1) υποχρεωτικές δράσεις - ημερίδες διαβούλευσης·
2.1.2) διοργάνωση τεχνικών συναντήσεων εργασίας·
2.1.3) εκπαιδευτικό περιβαλλοντικό πρόγραμμα.
Δράση 2.2: Διάχυση επικοινωνίας στα νέα μέσα τεχνολογίας
2.2.1) διαδίκτυο - Google Adwords·
2.2.2) social media·
2.2.3) ιστοσελίδα.
Δράση 2.3) Σχεδιασμός και παραγωγή έντυπων ενημερωτικών εργαλείων, και ψηφιακών προϊόντων οπτικής επικοινωνίας
2.3.1) έντυπο υλικό·
2.3.2) ψηφιακά προϊόντα οπτικής επικοινωνίας.
Π.Ε.3: Υποστήριξη της αναθέτουσας αρχής, κατά την υλοποίηση του σχεδίου δράσεων επικοινωνίας.