Περιγραφή της προμήθειας
Εργασία ΠΕ.1: Οριζόντια υποστήριξη όλων των Πράξεων στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α. 2014 - 2020, στις οποίες δεν προβλέπεται διοικητική / διαχειριστική υποστήριξη.
Το αντικείμενο της εν λόγω εργασίας είναι η διοικητική και διαχειριστική υποστήριξη τής Πράξης, για την άρτια υλοποίηση των ενεργειών που απαιτούνται για την υλοποίηση Πράξης/-εων. Συγκεκριμένα, ο ανάδοχος θα παρέχει υποστήριξη στη σύνταξη σχεδίων απαιτούμενων εγγράφων, συγκέντρωση παραδοτέων (π.χ. παρουσιολογίων, παραστατικά δαπανών κ.τ.λ.) και σύνταξη εισηγήσεων (π.χ. εκτέλεση φυσικού αντικειμένου, έγκριση πληρωμής δαπανών κ.λπ.), ενημέρωση, αρχειοθέτηση, παρακολούθηση και τήρηση φακέλων φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου της Πράξης, επικοινωνία με όλους τους εμπλεκομένους, σύνταξη αναφορών και συνεργασία με τα αρμόδια Τμήματα του Ι.Ε.Π., για τις διαδικασίες υλοποίησης, τον προγραμματισμό ενεργειών, και την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου (Φ.Α.) και του οικονομικού αντικειμένου (Ο.Α.) της Πράξης. Στο αντικείμενο της εργασίας είναι επιπροσθέτως και η υποστήριξη τροποποίησης Τ.Δ.Π., αυτεπιστασιών, Τ.Δ.Υ., σύνταξη προσκλήσεων και διαγωνισμών –ειδικά ως προς τις τεχνικόοικονομικές προδιαγραφές, και υποστήριξη στο σύνολο των διαδικασιών πάσης φύσεων ηλεκτρονικών διαγωνισμών και συμβασιοποίησης κ.λπ..
Εργασία ΠΕ.2: Λογιστική υποστήριξη όλων των Πράξεων στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α. 2014 - 2020
To έργο των στελεχών της ομάδας έργου ορίζεται ενδεικτικά ως εξής:
— παρακολούθηση πρωτοκόλλου Τμήματος και διεκπεραίωση εγγράφων,
— παραλαβή και καταχώρηση τιμολογίου στο λογιστικό μηχανογραφικό σύστημα,
— έλεγχος - παρακολούθηση και καταγραφή εισηγήσεων,
— εκτύπωση αποσπασμάτων Δ.Σ.,
— έλεγχος και εισαγωγή δεδομένων δικαιούχων, όπου απαιτείται, στο λογιστικό μηχανογραφικό σύστημα,
— καταχώρηση τίτλων κτήσης στο λογιστικό μηχανογραφικό σύστημα,
— καταχώρηση και έκδοση εντολής πληρωμής δαπάνης,
— έκδοση χρηματικών ενταλμάτων,
— έλεγχος και εισαγωγή δεδομένων δικαιούχων, όπου απαιτείται, στο e-Π.Δ.Ε.,
— καταχώρηση παραστατικών στο e-Π.Δ.Ε.,
— δημιουργία εντολής πληρωμής στο e-Π.Δ.Ε.
— πληρωμή χρηματικών ενταλμάτων και εντολών EPS,
— καταχώριση λογιστικών εγγραφών στο λογιστικό μηχανογραφικό σύστημα, για τις συμφωνίες της λογιστικής,
— δημιουργία μηνιαίων δελτίων δήλωσης δαπανών.
Εργασία ΠΕ.3: Τεχνική υποστήριξη για την ολοκλήρωση όλων των Πράξεων στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α. 2014 - 2020
Το αντικείμενο της εν λόγω εργασίας είναι η τεχνική υποστήριξη τού Φορέα για την υλοποίηση των απαιτούμενων ενεργειών, για την ολοκλήρωση του συνόλου των Πράξεων που υλοποιήθηκαν, υλοποιούνται, και θα υλοποιηθούν στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α. 2014 - 2020 (συγκέντρωση και επεξεργασία δεδομένων, εκπόνηση Ε.Ο.Π., συγκέντρωση και αρχειοθέτηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου κ.λπ.). Αναλυτικότερα, ενδεικτικές ενέργειες που θα κληθεί ο ανάδοχος να υποστηρίξει, είναι:
— αποτύπωση οικονομικών στοιχείων (απολογισμοί) Πράξεων, που υλοποιήθηκαν στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α. 2014 - 2020,
— υποστήριξη στην εκπόνηση των εκθέσεων ολοκλήρωσης πράξης (Ε.Ο.Π.), στις οποίες αποτυπώνεται, μεταξύ άλλων, το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο, οι πραγματοποιηθείσες δαπάνες, τα αποτελέσματα επιτόπιων επαληθεύσεων, και εν γένει το αποτέλεσμα που επιτεύχθηκε σε σχέση με το εγκριθέν και το λειτουργικό αποτέλεσμα της Πράξης. Περιλαμβάνει τις εκκρεμότητες υποβολής στοιχείων στο Ο.Π.Σ. (καταχώρηση εκκρεμών δελτίων δήλωσης δαπανών και δελτίων επίτευξης δεικτών, τεχνικά δελτία υποέργων και Πράξης ολοκλήρωσης). Τέλος, περιλαμβάνει την υποστήριξη αποστολής πρόσθετων στοιχείων, που θα ζητηθούν από την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή,
— συγκέντρωση και αρχειοθέτηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου Πράξεων. Η παρούσα εργασία έχει ως στόχο την οργανωμένη τήρηση των φακέλων της κάθε Πράξης και των αντίστοιχων υποέργων, που έχουν ή/και θα έχουν υλοποιηθεί, ώστε να διασφαλίζεται η τεκμηρίωση του τρόπου υλοποίησης και η επάρκεια της διαδρομής ελέγχου.