Ψηφιοποίηση αρχείου γάμων και διαζυγίων τής Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών

Σύντομη περιγραφή

Αντικείμενο της σύμβασης είναι η περαιτέρω ψηφιοποίηση του αρχείου γάμων και διαζυγίων, για τις περιόδους 1951-1991 και 1920-1955, αντίστοιχα, και της εισαγωγής των στοιχείων αυτών στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Σ.Η.Δ.) της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών, καθώς πολλά αιτήματα των πολιτών που προσέρχονται στο Γραφείο Γάμων και Διαζυγίων αφορούν σε περιόδους προγενέστερες του 1992 για τους γάμους και του 1956 για τα διαζύγια, για τις οποίες δεν υπάρχουν ψηφιοποιημένα αρχεία, και συνεπώς, η απαιτούμενη πληροφορία δεν είναι εύκολα και γρήγορα ανακτήσιμη, με συνέπεια τον αυξημένο χρόνο εξυπηρέτησης των πολιτών. Το προς ψηφιοποίηση μέρος του φυσικού αρχείου γάμων και διαζυγίων προσδιορίζεται σε 570.000 εγγραφές γάμων της περιόδου 1951-1991 και 20.000 εγγραφές διαζυγίων της περιόδου 1920-1955.

Περιγραφή της προμήθειας

Αντικείμενο της σύμβασης είναι η περαιτέρω ψηφιοποίηση του αρχείου γάμων και διαζυγίων, για τις περιόδους 1951-1991 και 1920-1955, αντίστοιχα, και της εισαγωγής των στοιχείων αυτών στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Σ.Η.Δ.) της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών, καθώς πολλά αιτήματα των πολιτών που προσέρχονται στο Γραφείο Γάμων και Διαζυγίων αφορούν σε περιόδους προγενέστερες του 1992 για τους γάμους και του 1956 για τα διαζύγια, για τις οποίες δεν υπάρχουν ψηφιοποιημένα αρχεία, και συνεπώς, η απαιτούμενη πληροφορία δεν είναι εύκολα και γρήγορα ανακτήσιμη, με συνέπεια τον αυξημένο χρόνο εξυπηρέτησης των πολιτών.
Το προς ψηφιοποίηση μέρος του φυσικού αρχείου γάμων και διαζυγίων προσδιορίζεται σε 570.000 εγγραφές γάμων της περιόδου 1951-1991 και 20.000 εγγραφές διαζυγίων της περιόδου 1920-1955.
Ο μέσος όρος του πλήθους των πεδίων που απαιτούνται να ψηφιοποιηθούν ανά είδος εγγραφής, είναι ως εξής:
— εγγραφή γάμου: 18 πεδία,
— εγγραφή διαζυγίου: 20 πεδία.
Η ψηφιοποίηση των εγγραφών συνίσταται (στην):
α) σάρωση του φυσικού αρχείου προς ψηφιοποίηση, και
β) στην καταχώριση όλων των πεδίων ανά εγγραφή, με τη χρήση κατάλληλης φόρμας εισαγωγής και με την εφαρμογή διπλής παράλληλης καταχώρισης. Για τον σκοπό αυτόν, θα πρέπει στο πλαίσιο του έργου να αναπτυχθεί κατάλληλη εφαρμογή.
Τέλος, περιλαμβάνεται η μετάπτωση και ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων της ψηφιοποίησης στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών.
Η υλοποίηση της εν λόγω σύμβασης αναμένεται ότι θα συμβάλλει στη δραστική εξοικονόμηση του χρόνου και τη βελτίωση τής ποιότητας εξυπηρέτησης των πολιτών, αναφορικά με αιτήματα που σχετίζονται με πιστοποιητικά γάμου και διαζυγίων, καθώς με την ολοκλήρωσή της εκτιμάται πως θα επιτευχθεί η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των σχετικών αιτημάτων των πολιτών σε ποσοστό σχεδόν 100 %, σε χρόνο απόκρισης μόλις λίγων λεπτών, έναντι αρκετών ωρών που απαιτούνταν στο παρελθόν.
Το φυσικό αντικείμενο της σύμβασης συνίσταται στις εξής δραστηριότητες:
Δραστηριότητα 0: Διοίκηση έργου
Δραστηριότητα 1: Εκπόνηση μελέτης εφαρμογής
Δραστηριότητα 2: Ανάπτυξη εργαλείου καταχώρισης δεδομένων, προμήθεια και εγκατάσταση δικτυακού χώρου αποθήκευσης δεδομένων (storage area network).
Δραστηριότητα 3: Ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου.

Πληροφορίες σχετικά με τα ταμεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης

Η σύμβαση περιλαμβάνεται στο υποέργο 1 της Πράξης: «Ψηφιοποίηση αρχείου γάμων και διαζυγίων της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών», η οποία έχει ενταχθεί στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα 2014 - 2020» με την υπ' αριθ. πρωτ. 363/9.3.2021 της Ε.Υ.Δ.Ε. Τ.Π.Ε., και έχει λάβει κωδικό MIS 5070781.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των συνθηκών

Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο τής σύμβασης, ήτοι να περιλαμβάνεται στο αντικείμενο δραστηριοτήτων τους η ψηφιοποίηση εγγράφων.
Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος - μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα, που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού, για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου, σχετικά με την άσκηση τού συγκεκριμένου επαγγέλματος.
Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος - μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.) ή σε τρίτες χώρες που έχουν προσχωρήσει στη Σ.Δ.Σ. ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση, σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα.
Οι εγκατεστημένοι στην ΕΛΛΑΔΑ οικονομικοί φορείς, θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον κατά την κείμενη νομοθεσία απαιτείται η εγγραφή τους, για την υπό ανάθεση υπηρεσία.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των κριτηρίων επιλογής

Οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ελάχιστο ετήσιο κύκλο εργασιών για τις 3 προηγούμενες του έτους του διαγωνισμού οικονομικές χρήσεις, για τις οποίες έχουν δημοσιευθεί ισολογισμοί (2017, 2018, 2019), ίσο ή μεγαλύτερο από το 200 % του προϋπολογισμού της παρούσας σύμβασης χωρίς ΦΠΑ, ήτοι 1 290 320,00 EUR μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστημα μικρότερο των 3 οικονομικών χρήσεων, θα πρέπει να πληροί το ελάχιστο ως άνω επίπεδο χρηματοοικονομικής επάρκειας για όσες κλεισμένες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιείται, συναρτήσει της έναρξης των δραστηριοτήτων του.
Διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση που ο υποψήφιος ανάδοχος είναι ένωση ή κοινοπραξία προσώπων, οι ανωτέρω προϋποθέσεις αρκεί να πληρούνται αθροιστικά από τα μέλη της ένωσης ή κοινοπραξίας.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των κριτηρίων επιλογής

Οι οικονομικοί φορείς απαιτείται (διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση που ο υποψήφιος ανάδοχος είναι ένωση ή κοινοπραξία προσώπων, οι κατωτέρω προϋποθέσεις αρκεί να πληρούνται αθροιστικά από τα μέλη της ένωσης ή κοινοπραξίας):
α) να διαθέτουν την κατάλληλα τεκμηριωμένη και αποδεδειγμένη επαγγελματική ικανότητα και τεχνογνωσία, στο πλαίσιο αντιστοίχων έργων με το υπό ανάθεση έργο. Συγκεκριμένα, απαιτείται κατ’ ελάχιστον, κατά τα τελευταία τρία (3) έτη (από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών), να:
— έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς ένα (1) έως τρία (3) έργα, με συμβατικό τίμημα χωρίς ΦΠΑ (αθροιστικά) ίσο ή μεγαλύτερο από το 100 % του προϋπολογισμού της παρούσας προκήρυξης χωρίς ΦΠΑ, ήτοι 645 160,00 EUR, και τα οποία μεμονωμένα ή και συνδυαστικά να περιλαμβάνουν ψηφιοποίηση δεδομένων μέσω της σάρωσης εγγράφων και της καταχώρισης δεδομένων με τη χρήση φορμών καταχώρισης.
Σε περίπτωση που κάποια από τα ανωτέρω έργα έχουν υλοποιηθεί από τον υποψήφιο (ή τον δανείζοντα εμπειρία) ως μέλος ένωσης, προσμετράται μόνο το τίμημα που αντιστοιχεί στο ποσοστό συμμετοχής του.
Επιτρέπεται η τεκμηρίωση εμπειρίας που υπερβαίνει τα 3 έτη, αλλά δεν ξεπερνά την τελευταία πενταετία (από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών), για λόγους ανάπτυξης του ανταγωνισμού και επειδή λόγω του εξειδικευμένου αντικειμένου, παρόμοιες συμβάσεις κατά την τελευταία τριετία έχουν εκτελεστεί λίγες·
β) να διαθέτουν ανθρώπινο δυναμικό ικανό για να φέρει σε πέρας επιτυχώς τις απαιτήσεις του έργου, σε όρους απαιτούμενης εξειδίκευσης, επαγγελματικών προσόντων και εμπειρίας, ήτοι να συστήσει ομάδα έργου (Ο.Ε.), αποτελούμενη από 18 (τουλάχιστον) άτομα, τα οποία θα διαθέσουν αθροιστικά τουλάχιστον 317,5 α/μ, με την ακόλουθη σύνθεση και τα ακόλουθα προσόντα:
Υπεύθυνος έργου, ο οποίος να διαθέτει:
— πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών σε πληροφορική ή άλλο πεδίο που σχετίζεται με το αντικείμενο του έργου,
— τουλάχιστον 10-ετή επαγγελματική εμπειρία σε διαχείριση έργων ψηφιοποίησης.
Αναπληρωτής υπεύθυνος έργου / υπεύθυνος διασφάλισης ποιότητας, ο οποίος να διαθέτει:
— πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών σε πληροφορική ή άλλο πεδίο που σχετίζεται με το αντικείμενο του έργου,
— τουλάχιστον 6-ετή επαγγελματική εμπειρία σε διαχείριση έργων ψηφιοποίησης.
Ο υπεύθυνος και ο αναπληρωτής υπεύθυνος έργου να συμμετέχουν στο έργο καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης, και να αφιερώσουν αθροιστικά τουλάχιστον 4,5 ανθρωπομήνες στο έργο.
Εξειδικευμένος εμπειρογνώμονας πληροφορικής.
Απαιτείται να διατεθεί στην ομάδα έργου ως εξειδικευμένος εμπειρογνώμονας πληροφορικής, τουλάχιστον 1 στέλεχος, το οποίο να διαθέτει:
α) πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών σε πληροφορική·
β) 3-ετή τουλάχιστον γενική επαγγελματική εμπειρία, και
γ) ειδική εμπειρία στον σχεδιασμό εργαλείων καταχώρισης δεδομένων.
Ο εξειδικευμένος εμπειρογνώμονας πληροφορικής να συμμετέχει στο έργο για το διάστημα του σχεδιασμού και ανάπτυξης του εργαλείου καταχώρισης δεδομένων, και να αφιερώσει τουλάχιστον 2 ανθρωπομήνες στο έργο.
Μέλη ομάδας έργου
Στελέχη ψηφιοποίησης:
Απαιτείται να διατεθούν στην ομάδα έργου τουλάχιστον 14 στελέχη, με:
α) τίτλο σπουδών ανώτατης / ανώτερης εκπαίδευσης·
β) 3-ετή τουλάχιστον γενική επαγγελματική εμπειρία, και
γ) τουλάχιστον 2-ετή επαγγελματική εμπειρία σε θέματα ψηφιοποίησης δεδομένων (καταχώριση δεδομένων / σάρωση εγγράφων).
Τα στελέχη ψηφιοποίησης να συμμετέχουν στο έργο καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης και να αφιερώσουν αθροιστικά τουλάχιστον 307 ανθρωπομήνες στο έργο.
Στέλεχος πληροφορικής μεταπτώσεων
Απαιτείται να διατεθεί στην ομάδα έργου τουλάχιστον 1 στέλεχος πληροφορικής, με:
α) τίτλο σπουδών ανώτατης / ανώτερης εκπαίδευσης στην πληροφορική·
β) 3-ετή τουλάχιστον γενική επαγγελματική εμπειρία, και
γ) τουλάχιστον 2-ετή επαγγελματική εμπειρία στις βάσεις δεδομένων ή σε μεταπτώσεις δεδομένων.
Το στέλεχος πληροφορικής να συμμετέχει στο έργο καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης και να αφιερώσει τουλάχιστον 4 ανθρωπομήνες στο έργο.

Όροι εκτέλεσης της σύμβασης

Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, ο ανάδοχος τηρεί τις υποχρεώσεις στους τομείς του περιβαλλοντικού, κοινωνικοασφαλιστικού και εργατικού δικαίου, που έχουν θεσπισθεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικοασφαλιστικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα X του Προσαρτήματος Α΄.
Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων από τον ανάδοχο και τους υπεργολάβους του ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση της σύμβασης, και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες, που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητάς τους.

Ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία (ή τις προθεσμίες) για τις διαδικασίες επανεξέτασης

Κάθε ενδιαφερόμενος, ο οποίος έχει ή είχε συμφέρον να του ανατεθεί η συγκεκριμένη σύμβαση και έχει ή είχε υποστεί ή ενδέχεται να υποστεί ζημία από εκτελεστή πράξη ή παράλειψη τής αναθέτουσας αρχής, κατά παράβαση τής νομοθεσίας τής Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τής εσωτερικής νομοθεσίας, δικαιούται να ασκήσει προδικαστική προσφυγή, ενώπιον της Α.Ε.Π.Π., κατά της σχετικής πράξης ή παράλειψης της αναθέτουσας αρχής, προσδιορίζοντας ειδικώς τις νομικές και πραγματικές αιτιάσεις που δικαιολογούν το αίτημά του.
Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:
α) 10 ημέρες, από την κοινοποίηση τής προσβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα, αν η πράξη κοινοποιήθηκε με ηλεκτρονικά μέσα ή τηλεομοιοτυπία ή
β) 15 ημέρες, από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης σε αυτόν, αν χρησιμοποιήθηκαν άλλα μέσα επικοινωνίας, άλλως·
γ) 10 ημέρες, από την πλήρη —πραγματική ή τεκμαιρόμενη— γνώση της πράξης, που βλάπτει τα συμφέροντα του ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα.
Ειδικά για την άσκηση προσφυγής κατά προκήρυξης, η πλήρης γνώση αυτής τεκμαίρεται μετά από την πάροδο 15 ημερών, από τη δημοσίευση στο Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ..
Σε περίπτωση παράλειψης, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι 15 ημέρες, από την επομένη της συντέλεσης τής προσβαλλόμενης παράλειψης.
Η προδικαστική προσφυγή κατατίθεται ηλεκτρονικά, μέσω της λειτουργικότητας «Επικοινωνία» του Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ., στον ηλεκτρονικό τόπο του διαγωνισμού, επιλέγοντας, κατά περίπτωση, την ένδειξη «Προδικαστική Προσφυγή» και επισυνάπτοντας το σχετικό έγγραφο σε μορφή ηλεκτρονικού αρχείου pdf, το οποίο φέρει εγκεκριμένη προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, με χρήση εγκεκριμένων πιστοποιητικών.
Για το παραδεκτό της άσκησης τής προδικαστικής προσφυγής, κατατίθεται παράβολο από τον προσφεύγοντα υπέρ του Δημοσίου, κατά τα ειδικά οριζόμενα στο άρθρο 363 του Ν. 4412/2016, το άρθρο 19 παρ. 1.1) και το άρθρο 7 της με αριθμ. 56902/215 Υ.Α..
Το παράβολο επιστρέφεται στον προσφεύγοντα, σε περίπτωση ολικής ή μερικής αποδοχής της προσφυγής του ή σε περίπτωση που, πριν από την έκδοση τής απόφασης τής Α.Ε.Π.Π. επί της προσφυγής, η αναθέτουσα αρχή ανακαλεί την προσβαλλόμενη πράξη ή προβαίνει στην οφειλόμενη ενέργεια.
Η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής και η άσκησή της κωλύουν τη σύναψη τής σύμβασης επί ποινή ακυρότητας, η οποία διαπιστώνεται με απόφαση τής Α.Ε.Π.Π. μετά από άσκηση προσφυγής, σύμφωνα με το άρθρο 368 του ν. 4412/2016. Κατ’ εξαίρεση, δεν κωλύεται η σύναψη τής σύμβασης, εάν υποβλήθηκε μόνο μία (1) προσφορά και δεν υπάρχουν ενδιαφερόμενοι υποψήφιοι.
Κατά τα λοιπά, η άσκηση της προδικαστικής προσφυγής δεν κωλύει την πρόοδο τής διαγωνιστικής διαδικασίας, εκτός αν ζητηθούν προσωρινά μέτρα προστασίας, κατά το άρθρο 366 του ν.4412/2016.
Οι αναθέτουσες αρχές, μέσω της λειτουργίας της «Επικοινωνίας» του Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ.:
— κοινοποιούν την προσφυγή σε κάθε ενδιαφερόμενο τρίτο, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην περ. α του πρώτου εδαφίου της παρ.1 του αρ. 365 του ν. 4412/2016 και την περ. α΄ της παρ. 1 του άρθρου 9 του Π.Δ. 39/2017,
— διαβιβάζουν στην Α.Ε.Π.Π. τα προβλεπόμενα στην περ. β του πρώτου εδαφίου της παρ. 1 του αρ. 365 του ν. 4412/2016 και την περ. α΄ της παρ. 1 του άρθρου 9 του Π.Δ. 39/2017.
Οι χρήστες - οικονομικοί φορείς ενημερώνονται για την αποδοχή ή την απόρριψη τής προσφυγής από την Α.Ε.Π.Π..
Η άσκηση τής ως άνω προδικαστικής προσφυγής αποτελεί προϋπόθεση, για την άσκηση των ένδικων βοηθημάτων της αίτησης αναστολής και της αίτησης ακύρωσης του άρθρου 372 του ν. 4412/2016, κατά των εκτελεστών πράξεων ή παραλείψεων των αναθετουσών αρχών. Η άσκηση της αίτησης αναστολής δεν εξαρτάται από την προηγούμενη άσκηση τής αίτησης ακύρωσης και κωλύει τη σύναψη της σύμβασης, εκτός εάν με την προσωρινή διαταγή ο αρμόδιος δικαστής αποφανθεί διαφορετικά.
Είναι δυνατή η άσκηση προδικαστικής προσφυγής στην Α.Ε.Π.Π., για την κήρυξη ακυρότητας τής συναφθείσας σύμβασης, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στα άρθρα 368 έως και 371 του ν. 4412/2016.