Υπηρεσίες ψηφιοποίησης αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων

Σύντομη περιγραφή

Αντικείμενο της σύμβασης είναι η παροχή υπηρεσιών ασφαλούς ψηφιοποίησης του αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.
Ειδικότερα:
Ο Ανάδοχος υποχρεούται στην ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, το οποίο περιλαμβάνεται σε δύο χιλιάδες εξακόσια είκοσι κιβώτια (2.620) κιβώτια, ενδεικτικού μεγέθους 30Χ40Χ26 εκ.. Ο αριθμός των σελίδων που εμπεριέχονται σε αυτά ανέρχεται - κατόπιν εκτίμησης – περίπου σε τρία εκατομμύρια εννιακόσιες τριάντα χιλιάδες (3.930.000) σελίδες και αναλύεται ως εξής:.
• βιβλιοδετημένες σελίδες
• σελιδες μεγέθους Α3+ (μεγέθους Α3 ή μεγαλύτερο)
• σελίδες εικόνες μεγέθους Α4

Περιγραφή της προμήθειας

Αντικείμενο της σύμβασης είναι η παροχή υπηρεσιών ασφαλούς ψηφιοποίησης του αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.
Ειδικότερα:
Ο Ανάδοχος υποχρεούται στην ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, το οποίο περιλαμβάνεται σε δύο χιλιάδες εξακόσια είκοσι κιβώτια (2.620) κιβώτια, ενδεικτικού μεγέθους 30Χ40Χ26 εκ.. Ο αριθμός των σελίδων που εμπεριέχονται σε αυτά ανέρχεται - κατόπιν εκτίμησης – περίπου σε τρία εκατομμύρια εννιακόσιες τριάντα χιλιάδες (3.930.000) σελίδες και αναλύεται ως εξής:.
• βιβλιοδετημένες σελίδες
• σελιδες μεγέθους Α3+ (μεγέθους Α3 ή μεγαλύτερο)
• σελίδες εικόνες μεγέθους Α4
Το προς ψηφιοποίηση αρχείο, βρίσκεται αποθηκευμένο στις εγκαταστάσεις εξωτερικού Συνεργάτη, βάσει σχετικής σύμβασης που αφορά στην παροχή υπηρεσιών φύλαξης του εν λόγω αρχείου. Ο Ανάδοχος του έργου ψηφιοποίησης θα παραλάβει τα προς ψηφιοποίηση αρχεία, σε πέντε (5) τμηματικές παραλαβές, από τις εγκαταστάσεις όπου φυλάσσονται, κατόπιν συνεννόησης και προγραμματισμένης επίσκεψης στους χώρους του εξωτερικού Συνεργάτη, τουλάχιστον δέκα (10) ημέρες πριν την προγραμματισμένη παραλαβή. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ψηφιοποίησης τα αρχεία θα πρέπει να επιστραφούν με δαπάνη που θα βαρύνει αποκλειστικά τον Ανάδοχο, στις εγκαταστάσεις φύλαξης. Κατά την παραλαβή και την επιστροφή των προς ψηφιοποίηση αρχείων θα συντάσσεται σχετικό πρωτόκολλο παραλαβής μεταξύ του εξωτερικού Συνεργάτη αποθήκευσης και του Αναδόχου ψηφιοποίησης. Το σύνολο του προς ψηφιοποίηση αρχείου θα πρέπει να έχει ψηφιοποιηθεί και να έχει επιστραφεί στις εγκαταστάσεις φύλαξης εντός του χρόνου ισχύος της σύμβασης.
Για τη σάρωση του σελίδων (90% της ποσότητας) θα χρησιμοποιηθούν ειδικοί σαρωτές (scanners) εγγράφων και για τη σάρωση των βιβλιοδετημένων σελίδων ειδικοί σαρωτές βιβλίων. Οι σαρωτές που θα χρησιμοποιηθούν για την υλοποίηση του φυσικού αντικείμενου του έργου απαιτείται να καλύπτουν τουλάχιστον τις κάτωθι απαιτήσεις:
- Διασφάλιση της ακεραιότητας των φακέλων.
- Υψηλές ταχύτητες σάρωσης ώστε να διασφαλιστεί η υλοποίηση του έργου εντός του προδιαγεγραμμένου χρονοδιαγράμματος.
- Υψηλή ποιότητα σάρωσης, που θα επιτρέπει τη δυνατότητα επεξεργασίας και περαιτέρω βελτίωσης της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων.
- Διασφάλιση ευκρινούς αποτύπωσης όλων των πληροφοριών και των εικόνων που είναι καταγεγραμμένες στα αρχεία, ευθυγράμμιση των σαρωμένων σελίδων, αφαίρεση τυχόν κενών περιθωρίων, αφαίρεση της καμπυλότητας της σελίδας, ακεραιότητα των σαρωμένων στοιχείων.
- Σύνδεση σαρωτών με υπολογιστικό σύστημα επαρκούς επεξεργαστικής ισχύος, το οποίο θα χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των σαρωμένων εγγράφων και την αποθήκευσή τους σε σκληρούς δίσκους.
- Οπτική ανάλυση (Optical Resolution) τουλάχιστον ίση με 200 ή 300 dpi colour ή ασπρόμαυρο (black and white)
- Δυνατότητα έγχρωμης σάρωσης και σάρωσης σε διαβαθμίσεις του γκρι (grayscale).
- Δυνατότητα αποθήκευσης των σαρωμένων εικόνων κατ’ ελάχιστον σε αρχεία τύπου TIFF, JPEG, PDF, multipage TIFF, BMP.
- Ακόμη τα με τη διαδικασία της ψηφιοποίησης τα ψηφιοποιημένα αρχεία απαιτείται να παρέχουν τις εξής δυνατότητες :
Προσδιορισμός πρωτοτύπου
Στοιχεία φυσικής τοποθεσίας (ράφι, κλπ)
Αριθμός φωτογραφίας / εγγράφου
Τύπος Πρωτοτύπου
Υλικό
Ημερομηνία δημιουργίας πρωτοτύπου
Ημερομηνία σάρωσης
Στοιχεία σαρωτή
Λογισμικό scanner
Ρύθμιση χρωμάτων scanner
Προσανατολισμός (κατακόρυφος, οριζόντιος)
Χρωματική Διόρθωση (ναι, όχι, παράμετροι)
Ρυθμίσεις scanner
Ανάλυση σάρωσης (….dpi)
Τελική ανάλυση (...dpi)
Όνομα ψηφιακού αρχείου
Μέγεθος αρχείου
Συμπίεση (ναι, όχι)
Τύπος αρχείου (TIFF, JPEG, PNG, GIF)
Image Cropped (ναι, όχι)
Οι παρεχόμενες υπηρεσίες κατατάσσονται στους ακόλουθους κωδικούς του Κοινού Λεξιλογίου δημοσίων συμβάσεων (CPV) : 72252000-6 (Υπηρεσίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης).

Περιγραφή των ανανεώσεων

Η σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του ν. 4412/2016, κατόπιν γνωμοδότησης του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των συνθηκών

Δικαίωμα συμμετοχής στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα και, σε περίπτωση ενώσεων οικονομικών φορέων, τα μέλη αυτών, που είναι εγκατεστημένα σε:
α) κράτος-μέλος της Ένωσης,
β) κράτος-μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.),
γ) τρίτες χώρες που έχουν υπογράψει και κυρώσει τη ΣΔΣ , στο βαθμό που η υπό ανάθεση δημόσια σύμβαση καλύπτεται από τα Παραρτήματα 1, 2, 4, 5, 6 και 7 και τις γενικές σημειώσεις του σχετικού με την Ένωση Προσαρτήματος I της ως άνω Συμφωνίας, καθώς και
δ) σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην περίπτωση γ΄ της παρούσας παραγράφου και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων .
Στο βαθμό που καλύπτονται από τα Παραρτήματα 1, 2, 4, 5 6 και 7 και τις γενικές σημειώσεις του σχετικού με την Ένωση Προσαρτήματος I της ΣΔΣ, καθώς και τις λοιπές διεθνείς συμφωνίες από τις οποίες δεσμεύεται η Ένωση, οι αναθέτουσες αρχές επιφυλάσσουν για τα έργα, τα αγαθά, τις υπηρεσίες και τους οικονομικούς φορείς των χωρών που έχουν υπογράψει τις εν λόγω συμφωνίες μεταχείριση εξίσου ευνοϊκή με αυτήν που επιφυλάσσουν για τα έργα, τα αγαθά, τις υπηρεσίες και τους οικονομικούς φορείς της Ένωσης .
2. Οικονομικός φορέας συμμετέχει είτε μεμονωμένα είτε ως μέλος ένωσης. Οι ενώσεις οικονομικών φορέων, συμπεριλαμβανομένων και των προσωρινών συμπράξεων, δεν απαιτείται να περιβληθούν συγκεκριμένη νομική μορφή για την υποβολή προσφοράς. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να απαιτήσει από τις ενώσεις οικονομικών φορέων να περιβληθούν συγκεκριμένη νομική μορφή, εφόσον τους ανατεθεί η σύμβαση.
Στις περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από ένωση οικονομικών φορέων, όλα τα μέλη της ευθύνονται έναντι της αναθέτουσας αρχής αλληλέγγυα και εις ολόκληρον.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των κριτηρίων επιλογής

Όσον αφορά την οικονομική και χρηματοοικονομική επάρκεια για την παρούσα διαδικασία σύναψης σύμβασης, οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να:
α) έχουν μέσο γενικό ετήσιο κύκλο εργασιών, για τα έτη 2018, 2019, 2020 ύψους τουλάχιστον ίσου με το 200% του συνολικού προϋπολογισμού της υπηρεσίας (μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ). Σε περίπτωση ένωσης οικονομικών φορέων, οι παραπάνω ελάχιστες απαιτήσεις καλύπτονται αθροιστικά από τα μέλη της ένωσης.

Κατάλογος και σύντομη περιγραφή των κριτηρίων επιλογής

Όσον αφορά στην τεχνική και επαγγελματική ικανότητα για την παρούσα διαδικασία σύναψης σύμβασης, οι οικονομικοί φορείς απαιτείται: α) κατά την διάρκεια των τελευταίων τριών ετών πριν την ημερομηνία δημοσίευσης του διαγωνισμού, να έχουν εκτελέσει συμβάσεις που να αφορούν σε παροχή συναφών υπηρεσιών (υπηρεσίες ψηφιοποίησης αρχείων), συνολικού ύψους ίσου ή μεγαλύτερου από το 30% του προϋπολογισμού της παρούσης. Επίσης, τουλάχιστον ένα από τα παραπάνω έργα θα πρέπει να αφορούσε σε ψηφιοποίηση συνολικού αριθμού εικόνων, ίσου με τον προς ψηφιοποίηση αριθμό εικόνων της παρούσας, β) να διαθέτουν σύστημα κυβερνοασφάλειας για την αποφυγή κακόβουλων διαδικτυακών επιθέσεων, με σκοπό τη διασφάλιση προστασίας των ψηφιοποιημένων αρχείων τα οποία θα πληρούν κατ’ ελάχιστο τις παρακάτω προδιαγραφές:
• μηχανική μάθηση στο τείχος προστασίας (FIREWALL MACHINE LEARNING)
• μέγιστη ανίχνευση παραβίασης
γ) να διαθέτουν εγκαταστάσεις οι οποίες θα διασφαλίζουν κατά τον χρόνο της προκήρυξης του παρόντος έργου την προστασία του συνόλου του αρχείου που θα ψηφιοποιηθεί και θα βρίσκεται σε αυτές, από πιθανές καταστροφές και συγκεκριμένα: πυρκαγιά, πλημμύρα και εσφαλμένη λειτουργία του συστήματος πυρόσβεσης, σύμφωνα με τις επιταγές των άρθρων 28 και 32 του Κανονισμού 679/2018 ΕΕ για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR). Στην ίδια νομική βάση εδράζεται επίσης η υποχρέωση του αναδόχου κατά το χρόνο της προκήρυξης να διαθέτει για το σκοπό της ψηφιοποίησης του αρχείου της προκήρυξης κλειστούς μεμονωμένους χώρους (δωμάτια), οι οποίοι χώροι υποχρεωτικά να φέρουν σύστημα ελέγχου πρόσβασης (σύστημα Access Control) στα άτομα της ομάδα έργου του Αναδόχου που θα αναλάβει την ψηφιοποίηση και θα επεξεργαστεί για αυτό το σκοπό το συγκεκριμένο αρχείο που αναφέρεται στην παρούσα προκήρυξη, τηρώντας όλους τους κανόνες της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας της πληροφορίας, σύμφωνα με τις επιταγές του GDPR. Για το λόγο αυτό ο Ανάδοχος θα πρέπει να είναι εναρμονισμένος με τον Κανονισμό GDPR.
Ειδικότερα οι κτιριακές εγκαταστάσεις θα πρέπει:
• να διαθέτουν σύστημα πυρανίχνευσης καπνού,
• να διαθέτουν σύστημα πυρασφάλειας, πυρόσβεσης και καταιονισμού,
• να διαθέτουν πυρίμαχες πόρτες αποθήκης,
• να διαθέτουν σύστημα ασφαλείας και καταγραφής των χώρων με κάμερες (κλειστό σύστημα παρακολούθησης),
• αντικλεπτικό σύστημα και σύστημα ελέγχου και παρακολούθησης της πρόσβασης
• να διαθέτουν σύστημα παρακολούθησης υγρασίας στα επίπεδα μεταξύ - rh 30-65%,
• να διαθέτουν σύστημα συναγερμού και σύνδεση με σταθμό λήψης σημάτων καθόλη τη διάρκεια της ημέρας (24/7),
• να διαθέτουν σύστημα ελεγχόμενης πρόσβασης στους επιμέρους χώρους του κτιρίου (access control system),
δ) Ομάδα έργου με τεκμηριωμένη εμπειρία, η οποία να αποτελείται κατ’ ελάχιστον, από :
- έναν (1) υπεύθυνο έργου, ο οποίος να διαθέτει Πτυχίο τριτοβάθμιας εκπαίδευσης θετικής κατεύθυνσης, αποδεδειγμένη 10έτη επαγγελματική εμπειρία ως Υπεύθυνος διαχείρισης έργων (Project Manager) πληροφορικής περιλαμβανομένης εμπειρίας διαχείρισης σε τουλάχιστον ένα έργο ψηφιοποίησης εγγράφων δημοσίου φορέα τα οποία περιείχαν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα,
- έναν (1) αναπληρωτή υπεύθυνο Έργου, ο οποίος να διαθέτει τουλάχιστον 10ετή επαγγελματική εμπειρία σε Διαχείριση Έργων Ψηφιοποίησης,
- τέσσερα (4) στελέχη ψηφιοποίησης, τα οποία να διαθέτουν τουλάχιστον 2ετή επαγγελματική εμπειρία σε θέματα ψηφιοποίησης δεδομένων (καταχώρηση δεδομένων/σάρωση εγγράφων).
- έναν (1) υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων (Data Protection Officer), ο οποίος να διαθέτει πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών, τουλάχιστον 2ετή επαγγελματική εμπειρία σε θέματα του Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και πιστοποίηση Υπευθύνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων,
- Ένα (1) μέλος της ομάδας έργου με δεκαετή εμπειρία σε θέματα διαχείρισης λειτουργικού κινδύνου, και το οποίο θα διαθέτει πιστοποιητικό ειδίκευσης σε θέματα αποφυγής απάτης από αναγνωρισμένο φορέα του εξωτερικού.

Προϋποθέσεις συμμετοχής (τεχνική και επαγγελματική ικανότητα)

Σε περίπτωση ένωσης/ κοινοπραξίας οι ανωτέρω προϋποθέσεις μπορούν να καλύπτονται αθροιστικά από όλα τα μέλη άλλης ένωσης/ κοινοπραξίας. Η ζητούμενη ικανότητα δεν επηρεάζεται από το ποσοστό συμμετοχής του κάθε φορέα στην ένωση/ κοινοπραξία.

Ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία (ή τις προθεσμίες) για τις διαδικασίες επανεξέτασης

Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:
(α) δέκα (10) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα αν η πράξη κοινοποιήθηκε με ηλεκτρονικά μέσα ή τηλεομοιοτυπία ή
(β) δεκαπέντε (15) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης σε αυτόν αν χρησιμοποιήθηκαν άλλα μέσα επικοινωνίας, άλλως
(γ) δέκα (10) ημέρες από την πλήρη, πραγματική ή τεκμαιρόμενη, γνώση της πράξης που βλάπτει τα συμφέροντα του ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα. Ειδικά για την άσκηση προσφυγής κατά προκήρυξης, η πλήρης γνώση αυτής τεκμαίρεται μετά την πάροδο δεκαπέντε (15) ημερών από τη δημοσίευση στο ΚΗΜΔΗΣ.
Σε περίπτωση παράλειψης που αποδίδεται στην αναθέτουσα αρχή, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι δεκαπέντε (15) ημέρες από την επομένη της συντέλεσης της προσβαλλόμενης παράλειψης .
Οι προθεσμίες ως προς την υποβολή των προδικαστικών προσφυγών και των παρεμβάσεων αρχίζουν την επομένη της ημέρας της προαναφερθείσας κατά περίπτωση κοινοποίησης ή γνώσης και λήγουν όταν περάσει ολόκληρη η τελευταία ημέρα και ώρα 23:59:59 και, αν αυτή είναι εξαιρετέα ή Σάββατο, όταν περάσει ολόκληρη η επομένη εργάσιμη ημέρα και ώρα 23:59:59 .
Η προδικαστική προσφυγή συντάσσεται υποχρεωτικά με τη χρήση του τυποποιημένου εντύπου του Παραρτήματος Ι του π.δ/τος 39/2017 και κατατίθεται ηλεκτρονικά μέσω της λειτουργικότητας «Επικοινωνία» στην ηλεκτρονική περιοχή του συγκεκριμένου διαγωνισμού, επιλέγοντας την ένδειξη «Προδικαστική Προσφυγή» σύμφωνα με το άρθρο 18 της Κ.Υ.Α. Προμήθειες και Υπηρεσίες.
Για το παραδεκτό της άσκησης της προδικαστικής προσφυγής κατατίθεται παράβολο από τον προσφεύγοντα υπέρ του Ελληνικού Δημοσίου, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 363 Ν. 4412/2016 . Η επιστροφή του παραβόλου στον προσφεύγοντα γίνεται: α) σε περίπτωση ολικής ή μερικής αποδοχής της προσφυγής του, β) όταν η αναθέτουσα αρχή ανακαλεί την προσβαλλόμενη πράξη ή προβαίνει στην οφειλόμενη ενέργεια πριν από την έκδοση της απόφασης της ΑΕΠΠ επί της προσφυγής, γ) σε περίπτωση παραίτησης του προσφεύγοντα από την προσφυγή του έως και δέκα (10) ημέρες από την κατάθεση της προσφυγής.
Η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής και η άσκησή της κωλύουν τη σύναψη της σύμβασης επί ποινή ακυρότητας, η οποία διαπιστώνεται με απόφαση της ΑΕΠΠ μετά από άσκηση προδικαστικής προσφυγής, σύμφωνα με το άρθρο 368 του ν. 4412/2016 και 20 π.δ. 39/2017. Όμως, μόνη η άσκηση της προδικαστικής προσφυγής δεν κωλύει την πρόοδο της διαγωνιστικής διαδικασίας, υπό την επιφύλαξη χορήγησης από το Κλιμάκιο προσωρινής προστασίας σύμφωνα με το άρθρο 366 παρ. 1-2 ν. 4412/2016 και 15 παρ. 1-4 π.δ. 39/2017.
Η προηγούμενη παράγραφος δεν εφαρμόζεται στην περίπτωση που, κατά τη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, υποβληθεί μόνο μία (1) προσφορά.