Υπηρεσίες Συντήρησης Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) Διαχείρισης: i) Οικονομικών Υποθέσεων, ii)Μισθοδοσίας, iii)Ανθρώπινου Δυναμικού, iv) Γραφείου Κίνησης Κρατικών Αυτοκινήτων

Σύντομη περιγραφή

Το αντικείμενο της παρούσας διακήρυξης αποτελείται από δύο τμήματα (ΤΜΗΜΑΤΑ Ι και ΙΙ)
Α. Το Τμήμα Ι περιλαμβάνει τα εξής :
1) Διαχείρισης Οικονομικών Υποθέσεων (ΑΙΧΜΕΣ Business Suite / 30 Άδειες Χρήσης Ονομαστικών Χρηστών), συμπεριλαμβανομένων των ενεργών επεκτάσεων.
2) Μισθοδοσίας (PAYBRAIN - 8 Άδειες Χρήσης Ονομαστικών Χρηστών / μέχρι 500 Υπάλληλοι σε μηνιαία βάση), συμπεριλαμβανομένων των ενεργών επεκτάσεων.
3) Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού (HRMS-01 / 15 Άδειες Χρήσης Ονομαστικών Χρηστών, μέχρι 1200 Υπάλληλοι σε μηνιαία βάση), συμπεριλαμβανομένων των ενεργών επεκτάσεων.
4) Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Γραφείου Κίνησης Κρατικών Αυτοκινήτων (2 άδειες χρήσης ονομαστικών χρηστών, παρακολούθηση έως 20 αυτοκινήτων).
Η συντήρηση - υποστήριξη των ως άνω Πληροφορικών Συστημάτων πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τις κάτωθι υπηρεσίες, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή και σωστή λειτουργία των εφαρμογών:
• Υπηρεσίες διόρθωσης λανθασμένης λειτουργίας των εφαρμογών σε σχέση με τις προδιαγραφές (Επανορθωτική Συντήρηση).
• Υπηρεσίες υλοποίησης όλων των αλλαγών νομοθεσίας και θεσμικού πλαισίου (Εξελικτική Συντήρηση).
• Υπηρεσίες Υποστήριξης (Help Desk)
• Υποστήριξη και Ανανέωση έτοιμων λογισμικών και υποδομών
Οι ως άνω υπηρεσίες αναλύονται ως ακολούθως:
Επανορθωτική συντήρηση και εντοπισμός των δυσλειτουργιών των εφαρμογών σε σχέση με τις προδιαγραφές και τους κανόνες που έχουν τεθεί κατά την πιλοτική λειτουργία και την αποκατάσταση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, ώστε να μην παρεμποδίζεται η ομαλή λειτουργία του. Ο χρόνος απόκρισης από τη δήλωση προβλήματος δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τέσσερεις (4) εργάσιμες ώρες και ο χρόνος αποκατάστασης τις δύο (2) εργάσιμες ημέρες.
Για την διερεύνηση και επίλυση του προβλήματος πρέπει να γίνονται τα ακόλουθα στάδια:
• Αναγγελία προβλήματος στην ομάδα τεχνικής υποστήριξης (Help Desk) του αναδόχου.
• Πιστοποίηση προβλήματος από τον ανάδοχο.
• Διερεύνηση του τρόπου επίλυσης του προβλήματος με κατάθεση αντίστοιχου πλάνου ενεργειών.
• Αποδοχή του πλάνου ενεργειών.
• Υλοποίηση των ενεργειών που αναφέρονται στο πλάνο.
• Προγραμματισμός και εγκατάσταση της διορθωτικής έκδοσης, αφού γίνουν οι απαραίτητοι έλεγχοι και δοκιμές.
• Επικαιροποίηση της τεκμηρίωσης των εφαρμογών στην περίπτωση που επηρεάζεται αυτή από την επίλυση του προβλήματος, καθώς και των εγχειριδίων χρήσης αυτών.
Εξελικτική Συντήρηση:
Η ευθυγράμμιση με το θεσμικό πλαίσιο έγκειται στην εγκατάσταση νέων εκδόσεων των εφαρμογών που ενσωματώνουν τροποποιήσεις του σχετικού θεσμικού και νομικού πλαισίου.
Υπηρεσίες Υποστήριξης (HelpDesk:)
Η παροχή υπηρεσιών υποστήριξης θα γίνεται με τρεις τρόπους:
• Υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης μέσω τηλεφωνικής γραμμής άμεσης βοήθειας.
• Υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης on site.
• Υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης μέσω ελεγχόμενης απομακρυσμένης πρόσβασης. Η γραμμή άμεσης βοήθειας θα είναι προσιτή στους διαχειριστές των υπό συντήρηση πληροφοριακών συστημάτων, μέσω τηλεφωνικής σύνδεσης ή e-mail με αριθμούς και διευθύνσεις που θα γνωστοποιηθούν από τον ανάδοχο πριν από την έναρξη της τεχνικής υποστήριξης. Μέσω τηλεφωνικής γραμμής άμεσης βοήθειας θα παρέχεται βοήθεια σχετικά με τη χρήση και διαχείριση του συστήματος, την αντιμετώπιση προβλημάτων που θα εμφανιστούν κατά την κανονική χρήση του λογισμικού εφαρμογών, καθώς και για τη διόρθωση-διαχείριση λαθών χρηστών στη χρήση του λογισμικού 4 εφαρμογών. Η υποστήριξη θα παρέχεται από ομάδες στελεχών του αναδόχου, που θα είναι εξειδικευμένες ανά αντικείμενο του συστήματος. Μέσω του Help desk θα διοχετεύονται τα αιτήματα (για εξ’ αποστάσεως ή επί τόπου επίλυση προβλημάτων) στην Τεχνική Ομάδα Υποστήριξης, εφόσον δεν επιλυθούν από την γραμμή άμεσης βοήθειας. Η γραμμή άμεσης βοήθειας θα λειτουργεί από 09:00 έως 17:00 τις εργάσιμες ημέρες.
Υποστήριξη Υποδομών:
Σε ότι αφορά τις υποστηρικτικές υποδομές, το προτεινόμενο έργο αφορά την παροχή για 3 έτη υποστήριξης (renewal και Support) για τα εξής έτοιμα λογισμικά:
• Για το λογισμικό λήψης backup εικονικών μηχανών Veeam Backup Essentials Enterprise
• Για το λογισμικό εικονικοποίησης VMWARE vSphere 6 Essentials Kit for 3 hosts
• Για 8 άδειες αντιικού λογισμικού για τα εικονικά συστήματα.
Η συντήρηση υποστήριξη του active directory πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τις κάτωθι υπηρεσίες, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή και σωστή λειτουργία των εφαρμογών:
• Υπηρεσίες διόρθωσης λανθασμένης λειτουργίας σε σχέση με τις προδιαγραφές (Επανορθωτική Συντήρηση).
• Υπηρεσίες Υποστήριξης (Help Desk)
Οι ανωτέρω υπηρεσίες του ΤΜΗΜΑΤΟΣ Ι, για την ορθή και απρόσκοπτη λειτουργία τους, είναι αναγκαίο να συνοδεύονται και από τα κάτωθι αναφερόμενα λογισμικά συστήματος:
• Ανανέωσης Υποστήριξης αδειών VMWare έως 31/12/2027
• Ανανέωσης Υποστήριξης αδειών VEEAM έως 31/12/2027
• Ανανέωσης Υποστήριξης αδειών ΕSET File Security for Microsoft Windows Server έως 31/12/2027
• Υποστήριξη Active Directory έως 31/12/2027
Β. Το Τμήμα ΙΙ περιλαμβάνει: τη συντήρηση και υποστήριξη της Δικτυακής Πύλης (Συντήρηση εφαρμογής) ν. 2643/1998 του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης για τα έτη 2025-2027.
Η παροχή υπηρεσιών του Τμήματος ΙΙ αποτελεί τη συντήρηση του έργου: «Ανάπτυξη εφαρμογών στη Δικτυακή Πύλη του Υπουργείου … για την εξυπηρέτηση του πολίτη και των επιχειρήσεων στο πλαίσιο εφαρμογής των διαδικασιών του ν. 2643/1998».
Η διάρκεια των συμβάσεων του κάθε τμήματος ορίζεται από την υπογραφή τους και μέχρι τις 31-12-2027.
Αναλυτικότερα το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης των επιμέρους αντικειμένων έχει ως εξής:
- Για τα αντικείμενα Α.1, Α.3, και Β.1, από την υπογραφή των συμβάσεων έως 31/12/2027.
- Για τα αντικείμενο Α.2 εντός 4 μηνών από την υπογραφή της σύμβασης.

Περιγραφή των επιλογών

Η συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής, ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016 και το άρθρο 5.2.2 της παρούσας.
Η αναθέτουσα αρχή διατηρεί μονομερώς το δικαίωμα μείωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των συμβάσεων, από την 1/1/2026, για τις υπηρεσίες συντήρησης των πληροφοριακών συστημάτων:
• Α.1.1. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων (ΑΙΧΜΕΣ), ετήσιου κόστους 4.500€ (τιμή χωρίς ΦΠΑ) και
• Α.1.2 Μισθοδοσίας (PAYBRAIN) ετήσιου κόστους 2.952,67€ (τιμή χωρίς ΦΠΑ).
Το δικαίωμα ασκείται μονομερώς από την αναθέτουσα αρχή, εφόσον μετά την έναρξη λειτουργίας του νέου πληροφοριακού συστήματος GovERP, οι προαναφερθείσες από την παρούσα σύμβαση υπηρεσίες δεν ενδιαφέρουν πλέον την αναθέτουσα αρχή.

Περιγραφή των επιλογών

Η συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής, ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016 και το άρθρο 5.2.2 της παρούσας.

Απαιτούμενες καταθέσεις και εγγυήσεις

Για την έγκυρη συμμετοχή στη διαδικασία σύναψης των συμβάσεων, κατατίθεται από τους συμμετέχοντες οικονομικούς φορείς (προσφέροντες), εγγυητική επιστολή συμμετοχής:
Για το Τμήμα Ι : ποσού χιλίων εκατό σαράντα τεσσάρων ευρώ και πενήντα έξι λεπτών (1.144,56 €).
Για το Τμήμα ΙI : ποσού πεντακοσίων σαράντα ευρώ (540,00 €).

Όροι εκτέλεσης της σύμβασης

Η αναθέτουσα αρχή διατηρεί μονομερώς το δικαίωμα μείωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των συμβάσεων, από την 1/1/2026, για τις υπηρεσίες συντήρησης των πληροφοριακών συστημάτων:
• Α.1.1. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων (ΑΙΧΜΕΣ), ετήσιου κόστους 4.500€ (τιμή χωρίς ΦΠΑ) και
• Α.1.2 Μισθοδοσίας (PAYBRAIN) ετήσιου κόστους 2.952,67€ (τιμή χωρίς ΦΠΑ).
Το δικαίωμα ασκείται μονομερώς από την αναθέτουσα αρχή, εφόσον μετά την έναρξη λειτουργίας του νέου πληροφοριακού συστήματος GovERP, οι προαναφερθείσες από την παρούσα σύμβαση υπηρεσίες δεν ενδιαφέρουν πλέον την αναθέτουσα αρχή.
Η πληρωμή του αναδόχου θα πραγματοποιηθεί με τον πιο κάτω τρόπο :
Για τα αντικείμενα Α.1, Α.3, και Β.1, σε εννέα (9) ισόποσες δόσεις με την παραλαβή του κάθε παραδοτέου.
Για το αντικείμενο Α.2 το 100% της αξίας του με την παραλαβή του σχετικού παραδοτέου ολοκλήρωσης.
Η τιμολόγηση, θα πραγματοποιείται δεκαπέντε ημέρες μετά την δήλη καταληκτική ημερομηνία παράδοσης και παραλαβής των σχετικών υπηρεσιών.

Ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία (ή τις προθεσμίες) για τις διαδικασίες επανεξέτασης

Α. Κάθε ενδιαφερόμενος, ο οποίος έχει ή είχε συμφέρον να του ανατεθεί η συγκεκριμένη δημόσια σύμβαση και έχει υποστεί ή ενδέχεται να υποστεί ζημία από εκτελεστή πράξη ή παράλειψη της αναθέτουσας αρχής κατά παράβαση της ευρωπαϊκής ενωσιακής ή εσωτερικής νομοθεσίας στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων, έχει δικαίωμα να προσφύγει στην Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων (πρώην ΑΕΠΠ), σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα στα άρθρα 345 επ. ν. 4412/2016 και 1 επ. π.δ. 39/2017, στρεφόμενος με προδικαστική προσφυγή, κατά πράξης ή παράλειψης της αναθέτουσας αρχής, προσδιορίζοντας ειδικώς τις νομικές και πραγματικές αιτιάσεις που δικαιολογούν το αίτημά του .
Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:
(α) δέκα (10) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα αν η πράξη κοινοποιήθηκε με ηλεκτρονικά μέσα ή τηλεομοιοτυπία ή
(β) δεκαπέντε (15) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης σε αυτόν αν χρησιμοποιήθηκαν άλλα μέσα επικοινωνίας, άλλως
(γ) δέκα (10) ημέρες από την πλήρη, πραγματική ή τεκμαιρόμενη, γνώση της πράξης που βλάπτει τα συμφέροντα του ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα. Ειδικά για την άσκηση προσφυγής κατά προκήρυξης, η πλήρης γνώση αυτής τεκμαίρεται μετά την πάροδο δεκαπέντε (15) ημερών από τη δημοσίευση στο ΚΗΜΔΗΣ.
Σε περίπτωση παράλειψης που αποδίδεται στην αναθέτουσα αρχή, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι δεκαπέντε (15) ημέρες από την επομένη της συντέλεσης της προσβαλλόμενης παράλειψης .
Οι προθεσμίες ως προς την υποβολή των προδικαστικών προσφυγών και των παρεμβάσεων αρχίζουν την επομένη της ημέρας της προαναφερθείσας κατά περίπτωση κοινοποίησης ή γνώσης και λήγουν όταν περάσει ολόκληρη η τελευταία ημέρα και ώρα 23:59:59 και, αν αυτή είναι εξαιρετέα ή Σάββατο, όταν περάσει ολόκληρη η επομένη εργάσιμη ημέρα και ώρα 23:59:59.
Η προδικαστική προσφυγή συντάσσεται υποχρεωτικά με τη χρήση του τυποποιημένου εντύπου του Παραρτήματος Ι του π.δ/τος 39/2017 και κατατίθεται ηλεκτρονικά μέσω της λειτουργικότητας «Επικοινωνία» στην ηλεκτρονική περιοχή του συγκεκριμένου διαγωνισμού, επιλέγοντας την ένδειξη «Προδικαστική Προσφυγή» σύμφωνα με το άρθρο 18 της Κ.Υ.Α. Προμήθειες και Υπηρεσίες.
Για το παραδεκτό της άσκησης της προδικαστικής προσφυγής κατατίθεται παράβολο από τον προσφεύγοντα υπέρ του Ελληνικού Δημοσίου, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 363 Ν. 4412/2016 . Η επιστροφή του παραβόλου στον προσφεύγοντα γίνεται: α) σε περίπτωση ολικής ή μερικής αποδοχής της προσφυγής του, β) όταν η αναθέτουσα αρχή ανακαλεί την προσβαλλόμενη πράξη ή προβαίνει στην οφειλόμενη ενέργεια πριν από την έκδοση της απόφασης της Ενιαίας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (πρώην ΑΕΠΠ) επί της προσφυγής, γ) σε περίπτωση παραίτησης του προσφεύγοντα από την προσφυγή του έως και δέκα (10) ημέρες από την κατάθεση της προσφυγής.