ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΔΗΜΟΥ ΒΑΡΗΣ ΒΟΥΛΑΣ ΒΟΥΛΙΑΓΜΕΝΗΣ

ΔΗΜΟΣ ΒΑΡΗΣ ΒΟΥΛΑΣ ΒΟΥΛΙΑΓΜΕΝΗΣ

Αντικείμενο, της παρούσης αποτελεί η ψηφιακή οργάνωση της Διεύθυνσης Δόμησης, της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών και της Διεύθυνσης Οικονομικών του Δήμου, μέσω ψηφιοποίησης μέρους του φυσικού τους αρχείου και η διάθεση συστήματος αποθήκευσης εγγράφων για τη διαχείριση του ψηφιοποιημένου τους αρχείου.

Προθεσμία

Η προθεσμία παραλαβής των προσφορών ήταν 2025-08-28. Η προμήθεια δημοσιεύθηκε στις 2025-07-21.

Ποιος

• ΔΗΜΟΣ ΒΑΡΗΣ ΒΟΥΛΑΣ ΒΟΥΛΙΑΓΜΕΝΗΣ

Τι

• Υπηρεσίες συστήματος και υποστήριξης › Υπηρεσίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης

Πού

Ιστορικό προμηθειών

Ημερομηνία	Έγγραφο
2025-07-21	Προκήρυξη σύμβασης

Προκήρυξη σύμβασης (2025-07-21)
Αντικείμενο
Πεδίο εφαρμογής της προμήθειας
Τίτλος: Υπηρεσιες ψηφιοποιησης του φυσικου αρχειου δημου βαρης βουλας βουλιαγμενης
Αριθμός αναφοράς: 42/2025
Σύντομη περιγραφή:
“Αντικείμενο, της παρούσης αποτελεί η ψηφιακή οργάνωση της Διεύθυνσης Δόμησης, της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών και της Διεύθυνσης Οικονομικών του Δήμου,...”
Τύπος σύμβασης: Υπηρεσίες
Προϊόντα/υπηρεσίες: Υπηρεσίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης 📦
Εκτιμώμενη αξία χωρίς ΦΠΑ: 1 999 500 EUR 💰
Περιγραφή
Περιγραφή της προμήθειας:
“Το φυσικό αρχείο του Δήμου Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης αποτελεί έγγραφα που κρατούνται από τις Διευθύνσεις του, και τα οποία καλύπτουν χρονολογικό εύρος...”

Περιγραφή της προμήθειας

Το φυσικό αρχείο του Δήμου Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης αποτελεί έγγραφα που κρατούνται από τις Διευθύνσεις του, και τα οποία καλύπτουν χρονολογικό εύρος πολλών χρόνων, με έγγραφα να περιέχουν πληροφορίες των οποίων οι χρονολογίες εκτείνονται μέχρι και σήμερα.
Ειδικότερα, ο Δήμος Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης έχει στην κατοχή του και οφείλει να διατηρεί, να συντηρεί και να διαχειρίζεται το φυσικό αρχείο που αφορά στη Διεύθυνση Δόμησης, στη Διεύθυνση Οικονομικών και στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών. Το αρχείο χωρίζεται, πέρα των παραπάνω Διευθύνσεων, σε περαιτέρω κατηγορίες αναλόγως των κατά μέρους τμημάτων στα οποία ανήκει. Οι χώροι, οι οποίοι χρησιμοποιούνται από τις παραπάνω Διευθύνσεις και Υπηρεσίες για την τοποθέτηση, την ταξινόμηση και την ασφαλή φύλαξη του αρχείου περιλαμβάνουν κατά κύριο λόγο χώρους γραφείων και αποθηκευτικούς χώρους φύλαξης. Τα έγγραφα είναι κατά το μεγαλύτερο ποσοστό τους τοποθετημένα σε ντουλάπες, σε ράφια απλά και τύπου dexion, ενώ βρίσκονται κυρίως σε φακέλους τύπου κλασέρ. Υπάρχει σαφής τρόπος ταξινόμησης, διευκολύνοντας την διαδικασία εύρεσης και επαναποθήκευσης του φυσικού αρχείου που χρησιμοποιείται από τις Υπηρεσίες.
Ο τρόπος αποθήκευσης του φυσικού αρχείου γίνεται με τρόπο ο οποίος διαφυλάσσει, όσο αυτό είναι δυνατό, πιθανή καταστροφή ή απώλεια εγγράφων. Εντούτοις, όπως προαναφέρθηκε, η πάροδος του χρόνου έχει επιφέρει, και συνεχίζει να επιφέρει, αλλαγές στην ποιότητα του χαρτιού των παλαιότερων εγγράφων, προκαλώντας ποικιλία μεταβολών σε αυτό, από περιπτώσεις φυσικής γήρανσης μέχρι και αλλοιώσεις σε μέρος αυτών. Φυσικές περιβαλλοντικές συνθήκες, όπως η υγρασία, μπορεί να έχει σαφή επιρροή στα χαρτιά, ενώ η επίδρασή τους ενδέχεται να παρουσιάζεται έντονα σε περιπτώσεις εγγράφων που περιέχουν μεγαλύτερη ποσότητα πληροφορίας, όπως αρχεία μεγαλύτερων μεγεθών από Α4 (Α0, Α1 και Α2). Μία εκ των πιθανών λύσεων προστασίας της πληροφορίας που περιέχουν τα φυσικά αρχεία είναι μέσω της διαδικασίας Ψηφιοποίησής τους.
Η διαδικασία της Ψηφιοποίησης Αρχείων αναφέρεται στην μετατροπή των φυσικών εγγράφων, και των πληροφοριών και των κειμένων που αυτά περιέχουν, από αναλογική σε ψηφιακή μορφή. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν εύκολα και να επεξεργαστούν από τον εκάστοτε χρήστη.
Αντικείμενο, λοιπόν, της παρούσης αποτελεί η ψηφιακή οργάνωση της Διεύθυνσης Δόμησης, της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών και της Διεύθυνσης Οικονομικών του Δήμου, μέσω ψηφιοποίησης μέρους του φυσικού τους αρχείου και η διάθεση συστήματος αποθήκευσης εγγράφων για τη διαχείριση του ψηφιοποιημένου τους αρχείου.

Πρόσθετες πληροφορίες:
“• Κατά την πρώτη φάση συνάπτεται η συμφωνία-πλαίσιο, η οποία όπως αναφέρθηκε δεν περιλαμβάνει εκ του νόμου καμία συμβατική δέσμευση, αλλά κατά κανόνα...”

Πρόσθετες πληροφορίες

• Κατά την πρώτη φάση συνάπτεται η συμφωνία-πλαίσιο, η οποία όπως αναφέρθηκε δεν περιλαμβάνει εκ του νόμου καμία συμβατική δέσμευση, αλλά κατά κανόνα προδιαγράφει τους όρους και τις προϋποθέσεις της εκάστοτε εκτελεστικής σύμβασης που θα υπογραφεί και θα ισχύει για κάθε μία από αυτές, καθώς επίσης και τις όποιες τιμές δόθηκαν από τον πάροχο με την υποβολή της προσφοράς του για τα είδη και τις υπηρεσίες που τελικά θα παρασχεθούν.
• Η δεύτερη φάση είναι η ανάθεση των εκάστοτε συμβάσεων που βασίζονται σε μια συμφωνία-πλαίσιο, δηλαδή των εκτελεστικών συμβάσεων (“call-off”), με τις οποίες και δημιουργείται τελικά η συμβατική δέσμευση για την προμήθεια συγκεκριμένης ποσότητας και αξίας.
Η ολοκλήρωση της διαγωνιστικής διαδικασίας θα οδηγήσει στη σύναψη συμφωνίας – πλαίσιο με έναν (1) οικονομικό φορέα. Οι οικονομικοί φορείς θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους κατά το στάδιο υποβολής των προσφορών τους στη συμφωνία-πλαίσιο ότι οι τιμές που θα προσφέρουν με την αρχική προσφορά του παραμένουν σταθερές τουλάχιστον για το πρώτο δωδεκάμηνο της συμφωνίας πλαισίου καθ’ όλη τη διάρκεια της συμφωνίας – πλαίσιο.
Εκτελεστικές Συμβάσεις
Οι εκτελεστικές συμβάσεις θα ανατίθενται κατ΄αναλογία του άρθρου 32Α του Ν.4412/16 περί διαπραγμάτευσης χωρίς προηγούμενη δημοσίευση, ήτοι κατόπιν πρόσκλησης στον ανάδοχο για υποβολή αφενός της επικαιροποιημένης προσφοράς, ίδιας ή μικρότερης από την αρχική που είχε προσφερθεί κατά το στάδιο της συμφωνίας πλαισίου και αφετέρου των απαιτούμενων δικαιολογητικών που θα οριστούν στη διακήρυξη.

Τόπος εκτέλεσης: Ανατολική Αττική 🏙️
Διάρκεια: 3 (YEAR)
Το παρακάτω χρονικό πλαίσιο εκφράζεται σε αριθμό ετών.
Πληροφορίες σχετικά με τους ηλεκτρονικούς καταλόγους
Οι προσφορές πρέπει να υποβάλλονται με τη μορφή ηλεκτρονικών καταλόγων ή να περιλαμβάνουν ηλεκτρονικό κατάλογο
Κριτήρια απονομής
Κριτήριο ποιότητας (όνομα): Κ1 Κατανόηση του αντικειμένου και των απαιτήσεων του έργου
Κριτήριο ποιότητας (στάθμιση): 20
Κριτήριο ποιότητας (όνομα): Κ2 Μεθοδολογία και εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί για την υλοποίηση του έργου, οργάνωση και λειτουργία της ομάδας έργου
Κριτήριο ποιότητας (στάθμιση): 55
Κριτήριο ποιότητας (όνομα): Κ3 Χρόνος ολοκλήρωσης του έργου
Κριτήριο ποιότητας (στάθμιση): 15
Κριτήριο ποιότητας (όνομα): Κ4 Αποτελεσματικότητα, ευκολία χρήσης, ετοιμότητα και επάρκεια της προσφερόμενης τεχνικής λύσης.
Κριτήριο ποιότητας (στάθμιση): 10
Τίτλος
Αριθμός αναγνώρισης παρτίδας: LOT-0001

Διαδικασία
Τύπος διαδικασίας
Ανοικτή διαδικασία ✅
Διοικητικές πληροφορίες
Προθεσμία παραλαβής προσφορών ή αιτήσεων συμμετοχής: 2025-08-28 13:00:00 📅
Όροι αποσφράγισης των προσφορών: 2025-09-01 10:30:00 📅
Όροι αποσφράγισης των προσφορών (τόπος): Ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας ΕΣΗΔΗΣ
Γλώσσες στις οποίες μπορούν να υποβληθούν οι προσφορές ή οι αιτήσεις συμμετοχής: Ελληνικά 🗣️
Ελάχιστο χρονικό διάστημα κατά το οποίο ο προσφέρων πρέπει να διατηρήσει την προσφορά: 12
Πληροφορίες σχετικά με μια συμφωνία-πλαίσιο ή ένα δυναμικό σύστημα αγορών
Συμφωνία-πλαίσιο με διάφορους φορείς εκμετάλλευσης ✅

Νομικές, οικονομικές, χρηματοπιστωτικές και τεχνικές πληροφορίες
Όροι συμμετοχής
Απαιτούμενες καταθέσεις και εγγυήσεις:
“(α) Για την έγκυρη συμμετοχή στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, προβλέπεται εγγυητική συμμετοχής το ύψος της οποίας ανέρχεται σε ποσοστό 0,5% επί...”

Αναθέτουσα αρχή
Όνομα και διευθύνσεις
Όνομα: Δημος βαρης βουλας βουλιαγμενης
Εθνικός αριθμός μητρώου: 1007.E84902.0001
Ταχυδρομική διεύθυνση: Λεωφ. Κωνσταντίνου Καραμανλή 18
Ταχυδρομικός κώδικας: 16673
Ταχυδρομική πόλη: Βούλα
Περιοχή: Ανατολική Αττική 🏙️
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
E-mail: aasimakopoulos@vvv.gov.gr 📧
Τηλέφωνο: 2132019955 📞
URL: www.vvv.gov.gr 🌏
Τύπος της αναθέτουσας αρχής
Αρχή τοπικής αυτοδιοίκησης
Κύρια δραστηριότητα
Γενικές δημόσιες υπηρεσίες
Επικοινωνία
URL εγγράφων: https://portal.eprocurement.gov.gr/webcenter/portal/TestPortal 🌏
URL συμμετοχής: https://nepps.eprocurement.gov.gr/ 🌏

Συμπληρωματικές πληροφορίες
Φορέας υπεύθυνος για τις διαδικασίες διαμεσολάβησης
Όνομα: Δημος βαρης βουλας βουλιαγμενης
Εθνικός αριθμός μητρώου: 1007.E84902.0001
Ταχυδρομική διεύθυνση: Λεωφ. Κωνσταντίνου Καραμανλή 18
Ταχυδρομικός κώδικας: 16673
Ταχυδρομική πόλη: Βούλα
Περιοχή: Ανατολική Αττική 🏙️
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
E-mail: aasimakopoulos@vvv.gov.gr 📧
Τηλέφωνο: 2132019955 📞
URL: www.vvv.gov.gr 🌏
Σώμα αναθεώρησης
Όνομα: Ενιαια αρχη δημοσιων συμβασεων
Εθνικός αριθμός μητρώου: 1000.e00961.0001
Ταχυδρομική διεύθυνση: Θηβών 196-198
Ταχυδρομικός κώδικας: 18233
Ταχυδρομική πόλη: Αγ. Ιωάννης Ρέντη - Νίκαια
Περιοχή: Πειραιάς, Νήσοι 🏙️
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
E-mail: grafeioproedrou@aepp-procurement.gr 📧
Τηλέφωνο: 2132141227 📞
Υπηρεσία από την οποία μπορούν να ληφθούν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επανεξέτασης
Όνομα: Δημος βαρης βουλας βουλιαγμενης
Εθνικός αριθμός μητρώου: 1007.E84902.0001
Ταχυδρομική διεύθυνση: Λεωφ. Κωνσταντίνου Καραμανλή 18
Ταχυδρομικός κώδικας: 16673
Ταχυδρομική πόλη: Βούλα
Περιοχή: Ανατολική Αττική 🏙️
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
E-mail: aasimakopoulos@vvv.gov.gr 📧
Τηλέφωνο: 2132019955 📞
URL: www.vvv.gov.gr 🌏
Διαδικασία αναθεώρησης
Ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία (ή τις προθεσμίες) για τις διαδικασίες επανεξέτασης:
“Κάθε ενδιαφερόμενος, ο οποίος έχει ή είχε συμφέρον να του ανατεθεί η συγκεκριμένη δημόσια σύμβαση και έχει υποστεί ή ενδέχεται να υποστεί ζημία από...”

Ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία (ή τις προθεσμίες) για τις διαδικασίες επανεξέτασης

Κάθε ενδιαφερόμενος, ο οποίος έχει ή είχε συμφέρον να του ανατεθεί η συγκεκριμένη δημόσια σύμβαση και έχει υποστεί ή ενδέχεται να υποστεί ζημία από εκτελεστή πράξη ή παράλειψη της αναθέτουσας αρχής κατά παράβαση της ενωσιακής ή εσωτερικής νομοθεσίας στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων, έχει δικαίωμα να προσφύγει στην Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Α.ΔΗ.ΣΥ.), σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα στα άρθρα 346 επ. ν. 4412/2016 και 1 επ. του π.δ. 39/2017, στρεφόμενος με προδικαστική προσφυγή, κατά πράξης ή παράλειψης της αναθέτουσας αρχής, προσδιορίζοντας ειδικώς τις νομικές και πραγματικές αιτιάσεις που δικαιολογούν το αίτημά του .
Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:
(α) δέκα (10) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα αν η πράξη κοινοποιήθηκε με ηλεκτρονικά μέσα ή
(β) δεκαπέντε (15) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης σε αυτόν αν χρησιμοποιήθηκαν άλλα μέσα επικοινωνίας, άλλως
(γ) δέκα (10) ημέρες από την πλήρη, πραγματική ή τεκμαιρόμενη, γνώση της πράξης που βλάπτει τα συμφέροντα του ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα.
Ειδικά για την άσκηση προσφυγής κατά προκήρυξης, η πλήρης γνώση αυτής τεκμαίρεται μετά την πάροδο δεκαπέντε (15) ημερών από τη δημοσίευση στο ΚΗΜΔΗΣ.
Σε περίπτωση παράλειψης που αποδίδεται στην αναθέτουσα αρχή, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι δεκαπέντε (15) ημέρες από την επομένη της συντέλεσης της προσβαλλόμενης παράλειψης .
Οι προθεσμίες ως προς την υποβολή των προδικαστικών προσφυγών και των παρεμβάσεων αρχίζουν την επομένη της ημέρας της προαναφερθείσας κατά περίπτωση κοινοποίησης ή γνώσης και λήγουν όταν περάσει ολόκληρη η τελευταία ημέρα και ώρα 23:59:59 και, αν αυτή είναι εξαιρετέα ή Σάββατο, όταν περάσει ολόκληρη η επόμενη εργάσιμη ημέρα και ώρα 23:59:59 .

Πληροφορίες σχετικά με τις ηλεκτρονικές ροές εργασίας
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα γίνεται δεκτή
Θα χρησιμοποιηθούν ηλεκτρονικές πληρωμές
Πηγή: OJS 2025/S 138-477880 (2025-07-21)

Νέες προμήθειες σε συναφείς κατηγορίες 🆕

Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη (>20 νέες προμήθειες)

Υπηρεσίες προγραμματισμού λογισμικού και παροχής συμβουλών (17)

Υπηρεσίες συστήματος και υποστήριξης (2)