Περιγραφή της προμήθειας
Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης είναι η παροχή υποστηρικτικών υπηρεσιών στη διενέργεια επιτόπιων επαληθεύσεων κατά την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων.
Ειδικότερα ο υποψήφιος ανάδοχος θα παρέχει :
A. Ομάδα Έργου ικανή σε πλήθος και δεξιότητες και σύμφωνα με τις απαιτήσεις της παρούσας ώστε να υποστηρίξει συμβουλευτικά και διοικητικά την αναθέτουσα αρχή και τα στελέχη αυτής κατά τη διαδικασία των επιτόπιων ελέγχων και επαληθεύσεων τόσο κατά το χρόνο προετοιμασίας, οργάνωσης και αποτύπωσης των αποτελεσμάτων αυτών όσο και κατά το χρόνο διενέργειας τους εντός της ελληνικής επικράτειας.
Οι υπηρεσίες αυτές αφορούν κατ’ ελάχιστο στα ακόλουθα:
Παροχή διοικητικής πληροφόρησης.
Λήψη αντιγράφων ασφαλείας όλων των δεδομένων.
Υποστήριξη στην παρακολούθηση υλοποίησης των Προγραμματικών Συμφωνιών βάσει των οποίων η ΚτΠ Μ.Α.Ε έχει οριστεί ενδιάμεσος φορέας.
Υποστήριξη στην οργάνωση της υλοποίησης των έργων, καθώς και σε ειδικότερα θέματα ηλεκτρονικής διαχείρισης, διακίνησης και αρχειοθέτησης εγγράφων.
Υποστήριξη στην τεκμηρίωση, διαχείριση και ευρετη¬ρίαση των αρχείων και πληροφοριακών δεδομένων που παρακολουθεί και διαχειρίζεται η «Κοινωνία της Πληροφορίας ΚτΠ ΜΑΕ.»
Υποστήριξη στην διαχείριση και διεκπεραίωση εργασιών κάθε φορέα με τον οποίο συνεργάζεται στα πλαίσια διαχείρισης/εκτέλεσης έργων.
Γενική διοικητική υποστήριξη της Κοινωνίας της Πληροφορίας, η οποία θα καθορίζει το πλαίσιο εκτέλεσης καθηκόντων και τον τόπο παροχής έκαστης υποστηρικτικής διοικητικής παροχής.
Παροχή υπηρεσιών γραμματειακής υποστήριξης.
Υποστήριξη σε ειδικότερα θέματα διαχείρισης, διακίνησης και αρχειοθέτησης φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου.
Σύνταξη διαφόρων επιστολών – εγγράφων που ενδέχεται να απαιτηθούν κατά τη διάρκεια της οριστικοποίησης των Ελέγχων.
Υποβολή περιοδικών και έκτακτων αναφορών.
B. Παροχή ταξιδιωτικών υπηρεσιών (μεταφορά, διακίνηση, διαμονή). Οι υπηρεσίες αυτές αφορούν κατ’ ελάχιστο στα ακόλουθα:
Εξασφάλιση διαμονής σε μονόκλινα ή δίκλινα δωμάτια ξενοδοχείων έως εξακόσιες (600) διανυκτερεύσεις.
Η διαμονή στα ξενοδοχεία θα συμπεριλαμβάνει ημιδιατροφή (πρωινό και ένα γεύμα, μεσημεριανό ή δείπνο κατόπιν συμφωνίας).
Αγορά αεροπορικών και ακτοπλοϊκών εισιτηρίων με επιστροφή (έως τριακόσιες (300) με επιστροφή μετακίνησες). Ο ακριβής αριθμός των μεταφερόμενων θα καθορίζεται από την Αναθέτουσα Αρχή.
Ενοικίαση αυτοκινήτου για μετακινήσεις στον οδικό άξονα της χώρας (έως διακόσιες (200) ενοικιάσεις .
Οι κρατήσεις των εισιτηρίων, των δωματίων και των αυτοκινήτων θα είναι τμηματικές σε αριθμό και συχνότητα που θα εξυπηρετεί τις ανάγκες της Αναθέτουσας Αρχής και κατόπιν αιτήματός της προς τον ανάδοχο.
Ο Ανάδοχος οφείλει να ανταποκρίνεται στα αιτήματα της Αναθέτουσας Αρχής άμεσα για τις περιπτώσεις που χαρακτηρίζονται επείγουσες και σε κάθε περίπτωση εντός είκοσι τεσσάρων (24) ωρών από την υποβολή εκάστου αιτήματος.
Παροχή δυνατότητας αλλαγής ημερομηνίας κράτησης ή και αριθμού δωματίων/εισιτηρίων.
Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει κάθε μήνα αναλυτική κατάσταση των υπηρεσιών που έχουν παρασχεθεί. Οι προσφέροντες οφείλουν να υποβάλουν μαζί µε την προσφορά τους δείγμα της ανωτέρω κατάστασης.
Δυνατότητα ακύρωσης (οι Προσφέροντες οφείλουν να περιγράψουν αναλυτικά την πολιτική και τη διαδικασία ακύρωσης, τις τελικές προθεσμίες και τις χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση).
Ο Ανάδοχος υποχρεούται να τηρεί πλήρη εχεμύθεια, να µην γνωστοποιεί σε τρίτους και να κρατά μυστική κάθε πληροφορία που περιέρχεται στην αντίληψή του από την παροχή των εν λόγω υπηρεσιών.
(παρ. 1.3 της Διακήρυξης και ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ I της Διακήρυξης).