«Υπηρεσίες φύλαξης και διαχείρισης του αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων για τα έτη 2022, 2023, 2024»

Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων

ΔΙΕΘΝΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ για την επιλογή Αναδόχου του έργου: «Υπηρεσίες φύλαξης και διαχείρισης του αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων για τα έτη 2022, 2023, 2024»

Προθεσμία

Η προθεσμία παραλαβής των προσφορών ήταν 2021-10-25. Η προμήθεια δημοσιεύθηκε στις 2021-09-17.

Ποιος

• Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων

Τι

• Υπηρεσίες υποστήριξης γραφείου › Υπηρεσίες αρχειοθέτησης

Πού

• Aττική › Κεντρικός Τομέας Αθηνών

Ιστορικό προμηθειών

Ημερομηνία	Έγγραφο
2021-09-17	Προκήρυξη σύμβασης

Προκήρυξη σύμβασης (2021-09-17)
Αντικείμενο
Πεδίο εφαρμογής της προμήθειας
Τίτλος: Υπηρεσίες αρχειοθέτησης
Αριθμός αναφοράς: 39
Σύντομη περιγραφή:

Μεταδεδομένα προκήρυξης
Πρωτότυπη γλώσσα: Ελληνικά 🗣️
Τύπος εγγράφου: Προκήρυξη σύμβασης
Φύση της σύμβασης: Υπηρεσίες
Κανονισμός: Ευρωπαϊκή Ένωση, με συμμετοχή χωρών της GPA
Κοινό λεξιλόγιο για δημόσιες συμβάσεις (CPV)
Κωδικός: Υπηρεσίες αρχειοθέτησης 📦
Τόπος εκτέλεσης
Περιφέρεια NUTS: Κεντρικός Τομέας Αθηνών 🏙️

Διαδικασία
Τύπος διαδικασίας: Ανοικτή διαδικασία
Τύπος προσφοράς: Υποβολή για όλα τα τμήματα
Κριτήρια απονομής
Η πλέον συμφέρουσα οικονομικώς προσφορά

Αναθέτουσα αρχή
Ταυτότητα
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
Τύπος αναθέτουσας αρχής: Υπουργείο ή άλλη εθνική ή ομοσπονδιακή αρχή
Όνομα αναθέτουσας αρχής: Υπουργειο εργασιας και κοινωνικων υποθεσεων
Ταχυδρομική διεύθυνση: ΣΤΑΔΙΟΥ 29
Ταχυδρομικός κώδικας: 10110
Ταχυδρομική πόλη: Αθηνα
Επικοινωνία
Διεύθυνση διαδικτύου: https://ypergasias.gov.gr/ 🌏
E-mail: promithies@ypakp.gr 📧
Τηλέφωνο: +30 2131516107 📞
URL εγγράφων: http://www.eprocurement.gov.gr/ 🌏

Αναφορά
Ημερομηνίες
Ημερομηνία αποστολής: 2021-09-17 📅
Προθεσμία υποβολής: 2021-10-25 📅
Ημερομηνία δημοσίευσης: 2021-09-22 📅
Αναγνωριστικά
Αριθμός προκήρυξης: 2021/S 184-479304
Τεύχος ΕΕ-S: 184

Αντικείμενο
Πεδίο εφαρμογής της προμήθειας
Εκτιμώμενη συνολική αξία: 75 000 EUR 💰
Σύντομη περιγραφή:

Το φυσικό αντικείμενο της Σύμβασης αφορά την ασφαλή φύλαξη και διαχείριση του φυσικού αρχείου της κεντρικής υπηρεσίας του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων σύμφωνα με τον κανονισμό EU Direction 305/2011, και με τους κανονισμούς της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας. Το αρχείο αυτό απαρτίζεται από έγγραφα, των οποίων ο αριθμός εκτιμάται σε περίπου επτά εκατομμύρια (7.000.000) σελίδες και τα οποία φυλάσσονται σε 5.240 κιβώτια.

Αντικείμενο της παρούσης είναι η παροχή υπηρεσιών ασφαλούς φύλαξης και διαχείρισης του αρχείου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, σε εγκαταστάσεις, οι οποίες πληρούν όλες τις αυστηρές προδιαγραφές ασφάλειας, σύμφωνα με τον κανονισμό EU Direction 305/2011, και πλήρως συμμορφωμένες με τους κανονισμούς της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας. Το φυσικό αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει πέντε χιλιάδες διακόσια σαράντα (5.240) κιβώτια μεγέθους 30Χ40Χ26, και η φύλαξη και διαχείριση αφορά τα προσεχή τρία (3) ημερολογιακά έτη, ήτοι τα έτη 2022, 2023 και 2024.

Εκτιμώμενη αξία χωρίς ΦΠΑ: 75 000 EUR 💰
Διάρκεια: 36 μήνες
Περιγραφή των ανανεώσεων:

Η σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του ν. 4412/2016, κατόπιν γνωμοδότησης του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής.

Νομικές, οικονομικές, χρηματοπιστωτικές και τεχνικές πληροφορίες
Όροι συμμετοχής
Καταλληλότητα για άσκηση της επαγγελματικής δραστηριότητας:

Δικαίωμα συμμετοχής στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα και, σε περίπτωση ενώσεων οικονομικών φορέων, τα μέλη αυτών, που είναι εγκατεστημένα σε:

α) κράτος-μέλος της Ένωσης,

β) κράτος-μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.),

γ) τρίτες χώρες που έχουν υπογράψει και κυρώσει τη ΣΔΣ , στο βαθμό που η υπό ανάθεση δημόσια σύμβαση καλύπτεται από τα Παραρτήματα 1, 2, 4, 5, 6 και 7 και τις γενικές σημειώσεις του σχετικού με την Ένωση Προσαρτήματος I της ως άνω Συμφωνίας, καθώς και

δ) σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην περίπτωση γ΄ της παρούσας παραγράφου και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων .

Στο βαθμό που καλύπτονται από τα Παραρτήματα 1, 2, 4, 5 6 και 7 και τις γενικές σημειώσεις του σχετικού με την Ένωση Προσαρτήματος I της ΣΔΣ, καθώς και τις λοιπές διεθνείς συμφωνίες από τις οποίες δεσμεύεται η Ένωση, οι αναθέτουσες αρχές επιφυλάσσουν για τα έργα, τα αγαθά, τις υπηρεσίες και τους οικονομικούς φορείς των χωρών που έχουν υπογράψει τις εν λόγω συμφωνίες μεταχείριση εξίσου ευνοϊκή με αυτήν που επιφυλάσσουν για τα έργα, τα αγαθά, τις υπηρεσίες και τους οικονομικούς φορείς της Ένωσης .

2. Οικονομικός φορέας συμμετέχει είτε μεμονωμένα είτε ως μέλος ένωσης. Οι ενώσεις οικονομικών φορέων, συμπεριλαμβανομένων και των προσωρινών συμπράξεων, δεν απαιτείται να περιβληθούν συγκεκριμένη νομική μορφή για την υποβολή προσφοράς. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να απαιτήσει από τις ενώσεις οικονομικών φορέων να περιβληθούν συγκεκριμένη νομική μορφή, εφόσον τους ανατεθεί η σύμβαση.

Στις περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από ένωση οικονομικών φορέων, όλα τα μέλη της ευθύνονται έναντι της αναθέτουσας αρχής αλληλέγγυα και εις ολόκληρον.

Οικονομική και χρηματοοικονομική κατάσταση:

Όσον αφορά την οικονομική και χρηματοοικονομική επάρκεια για την παρούσα διαδικασία σύναψης σύμβασης, οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να:

α) έχουν μέσο γενικό ετήσιο κύκλο εργασιών, για τα έτη 2018, 2019, 2020 ύψους τουλάχιστον ίσου με το 200% του συνολικού προϋπολογισμού της υπηρεσίας (μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ). Σε περίπτωση Ένωσης/Κοινοπραξίας, ένα τουλάχιστον μέλος της ένωσης/κοινοπραξίας πρέπει να έχει ετήσιο κύκλο εργασιών, κατά τα έτη 2018, 2019 και 2020 ύψους ίσου ή μεγαλύτερου από το 100% του συνολικού προϋπολογισμού της υπηρεσίας (μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ) και

β) να διαθέτουν :

• εν ισχύ ασφαλιστήριο συμβόλαιο επαγγελματικής ευθύνης ελάχιστου ύψους ενός εκατομμυρίου ευρώ (1.000.000,00€)

• εν ισχύ ασφαλιστήριο συμβόλαιο γενικής αστικής ευθύνης ελάχιστου ύψους ενός εκατομμυρίου ευρώ (1.000.000,00€)

• εν ισχύ ασφαλιστήριο συμβόλαιο εργοδοτικής ευθύνης ελάχιστου ύψους πεντακοσίων χιλιάδων ευρώ (500.000,00€)

Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα:

Όσον αφορά στην τεχνική και επαγγελματική ικανότητα για την παρούσα διαδικασία σύναψης σύμβασης, οι οικονομικοί φορείς απαιτείται:

α) κατά την διάρκεια της τελευταίας τριετίας (2019-2021), να έχουν εκτελέσει συμβάσεις που να αφορούν σε παροχή συναφών υπηρεσιών, συνολικού ύψους ίσου ή μεγαλύτερου από το 50% της παρούσης. Ως συναφείς ορίζονται οι υπηρεσίες καταγραφής ή διαχείρισης/αποθήκευσης αρχείου ή συνδυασμό των ανωτέρω,

β) κατά τη διάρκεια της τελευταίας τριετίας (2019-2021), να έχουν εκτελέσει τουλάχιστον δυο (2) συμβάσεις υπηρεσιών αντίστοιχες σε αντικείμενο με το προκηρυσσόμενο, συνολικού ύψους ίσου ή μεγαλύτερου των 35.000€ (άνευ ΦΠΑ), για φορέα/είς που ανήκει/ουν στις Κεντρικές Κυβερνητικές Αρχές,

γ) να διαθέτουν εγκαταστάσεις οι οποίες θα διασφαλίζουν κατά τον χρόνο της προκήρυξης του παρόντος έργου την προστασία του συνόλου του αρχείου που βρίσκεται αποθηκευμένο σε αυτές, από πιθανές καταστροφές και συγκεκριμένα: πυρκαγιά, πλημμύρα και εσφαλμένη λειτουργία του συστήματος πυρόσβεσης, σύμφωνα με τις επιταγές των άρθρων 28 και 32 του Κανονισμού 679/2018 ΕΕ για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR). Στην ίδια νομική βάση εδράζεται επίσης η υποχρέωση του αναδόχου κατά το χρόνο της προκήρυξης να διαθέτει για το σκοπό της ενδεχόμενης ψηφιοποίησης του αρχείου της προκήρυξης κλειστούς μεμονωμένους χώρους (δωμάτια), οι οποίοι χώροι υποχρεωτικά να φέρουν σύστημα ελέγχου πρόσβασης (σύστημα Access Control) στα άτομα της ομάδα έργου του Αναδόχου που θα αναλάβει την ψηφιοποίηση και θα επεξεργαστεί για αυτό το σκοπό το συγκεκριμένο αρχείο που αναφέρεται στην παρούσα προκήρυξη, τηρώντας όλους τους κανόνες της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας της πληροφορίας, σύμφωνα με τις επιταγές του GDPR. Για το λόγο αυτό ο Ανάδοχος θα πρέπει να είναι εναρμονισμένος με τον Κανονισμό GDPR.

Ειδικότερα οι κτιριακές εγκαταστάσεις θα πρέπει:

• να διαθέτουν σύστημα πυρανίχνευσης,

• να διαθέτουν σύστημα πυρασφάλειας,

• να διαθέτουν πυρίμαχες εξωτερικές πόρτες αποθήκης,

• να διαθέτουν σύστημα ασφαλείας και καταγραφής των χώρων με κάμερες (κλειστό σύστημα παρακολούθησης),

• να διαθέτουν σύστημα παρακολούθησης υγρασίας στα επίπεδα μεταξύ - rh 30-65%,

• να διαθέτουν σύστημα συναγερμού και σύνδεση με σταθμό λήψης σημάτων καθόλη τη διάρκεια της ημέρας (24/7),

• να διαθέτουν σύστημα ελεγχόμενης πρόσβασης στους επιμέρους χώρους του κτιρίου (access control system),

• να διαθέτουν εξοπλισμό σφραγίσματος παλετών με πλαστικό φιλμ.

δ) Ομάδα έργου με τεκμηριωμένη εμπειρία, η οποία να αποτελείται κατ’ ελάχιστον, από :

- έναν (1) υπεύθυνο έργου ο οποίος να διαθέτει τουλάχιστον δεκαετή (10 έτη) επαγγελματική εμπειρία σε Διαχείριση Έργων Φύλαξης - Αποθήκευσης,

- έναν (1) υπεύθυνο διαχείρισης αρχείου και εγκαταστάσεων, ο οποίος να διαθέτει πανεπιστημιακό τίτλο σπουδών στο αντικείμενο του Μηχανικού και τουλάχιστον τριετή (3 έτη) επαγγελματική εμπειρία στη διαχείριση συναφών έργων,

- τρία (3) στελέχη αποθήκης, τα οποία να διαθέτουν τουλάχιστον τριετή (3 έτη) επαγγελματική εμπειρία σε θέματα διαχείρισης και φύλαξης αρχείου,

- έναν (1) υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων, ο οποίος να διαθέτει πανεπιστημιακό τίτλο Σπουδών, 2ετή επαγγελματική εμπειρία σε θέματα του Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και πιστοποίηση Υπευθύνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.

Διαδικασία
Νομική βάση: 32014L0024
Ώρα παραλαβής προσφορών: 11:30
Γλώσσες στις οποίες μπορούν να υποβληθούν οι προσφορές ή οι αιτήσεις συμμετοχής: Ελληνικά 🗣️
Διάρκεια ισχύος της προσφοράς: 12 μήνες
Ημερομηνία αποσφράγισης προσφορών: 2021-10-25 📅
Ώρα αποσφράγισης προσφορών: 12:15
Τόπος: Η διαδικασία θα διενεργηθεί με χρήση με χρήση του ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες του ΟΠΣ ΕΣΗΔΗΣ (Διαδικτυακή Πύλη www.promitheas.gov.gr)

Αναθέτουσα αρχή
Επικοινωνία
Πρόσωπο επικοινωνίας: Κωνσταντινιδου αναστασια
URL εγγράφων: http://www.eprocurement.gov.gr/ 🌏

Αναφορά
Πρόσθετες πληροφορίες
Εκτιμώμενος χρόνος δημοσίευσης περαιτέρω προκηρύξεων: ΤΡΙΑ ΧΡΟΝΙΑ

Συμπληρωματικές πληροφορίες
Σώμα αναθεώρησης
Όνομα: Ανεξάρτητη Αρχή Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών (ΑΕΠΠ)
Ταχυδρομική διεύθυνση: ΛΕΩΦ. ΘΗΒΩΝ 196-198, ΑΓ. ΙΩΑΝΝΗΣ ΡΕΝΤΗΣ
Ταχυδρομική πόλη: Αθηνα
Ταχυδρομικός κώδικας: 18233
Χώρα: Ελλάδα 🇬🇷
Τηλέφωνο: +30 2312141216 📞
E-mail: proedros@aepp-procurement.gr 📧
Διεύθυνση διαδικτύου: https://www.aepp-procurement.gr/ 🌏
Πληροφορίες για τις προθεσμίες προσφυγής:

Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:

(α) δέκα (10) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης στον ενδιαφερόμενο οικονομικό φορέα αν η πράξη κοινοποιήθηκε με ηλεκτρονικά μέσα ή τηλεομοιοτυπία ή

(β) δεκαπέντε (15) ημέρες από την κοινοποίηση της προσβαλλόμενης πράξης σε αυτόν αν χρησιμοποιήθηκαν άλλα μέσα επικοινωνίας, άλλως

(γ) δέκα (10) ημέρες από την πλήρη, πραγματική ή τεκμαιρόμενη, γνώση της πράξης που βλάπτει τα συμφέροντα του ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα. Ειδικά για την άσκηση προσφυγής κατά προκήρυξης, η πλήρης γνώση αυτής τεκμαίρεται μετά την πάροδο δεκαπέντε (15) ημερών από τη δημοσίευση στο ΚΗΜΔΗΣ.

Σε περίπτωση παράλειψης που αποδίδεται στην αναθέτουσα αρχή, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι δεκαπέντε (15) ημέρες από την επομένη της συντέλεσης της προσβαλλόμενης παράλειψης .

Οι προθεσμίες ως προς την υποβολή των προδικαστικών προσφυγών και των παρεμβάσεων αρχίζουν την επομένη της ημέρας της προαναφερθείσας κατά περίπτωση κοινοποίησης ή γνώσης και λήγουν όταν περάσει ολόκληρη η τελευταία ημέρα και ώρα 23:59:59 και, αν αυτή είναι εξαιρετέα ή Σάββατο, όταν περάσει ολόκληρη η επομένη εργάσιμη ημέρα και ώρα 23:59:59 .

Η προδικαστική προσφυγή συντάσσεται υποχρεωτικά με τη χρήση του τυποποιημένου εντύπου του Παραρτήματος Ι του π.δ/τος 39/2017 και κατατίθεται ηλεκτρονικά μέσω της λειτουργικότητας «Επικοινωνία» στην ηλεκτρονική περιοχή του συγκεκριμένου διαγωνισμού, επιλέγοντας την ένδειξη «Προδικαστική Προσφυγή» σύμφωνα με το άρθρο 18 της Κ.Υ.Α. Προμήθειες και Υπηρεσίες.

Για το παραδεκτό της άσκησης της προδικαστικής προσφυγής κατατίθεται παράβολο από τον προσφεύγοντα υπέρ του Ελληνικού Δημοσίου, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 363 Ν. 4412/2016 . Η επιστροφή του παραβόλου στον προσφεύγοντα γίνεται: α) σε περίπτωση ολικής ή μερικής αποδοχής της προσφυγής του, β) όταν η αναθέτουσα αρχή ανακαλεί την προσβαλλόμενη πράξη ή προβαίνει στην οφειλόμενη ενέργεια πριν από την έκδοση της απόφασης της ΑΕΠΠ επί της προσφυγής, γ) σε περίπτωση παραίτησης του προσφεύγοντα από την προσφυγή του έως και δέκα (10) ημέρες από την κατάθεση της προσφυγής.

Η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής και η άσκησή της κωλύουν τη σύναψη της σύμβασης επί ποινή ακυρότητας, η οποία διαπιστώνεται με απόφαση της ΑΕΠΠ μετά από άσκηση προδικαστικής προσφυγής, σύμφωνα με το άρθρο 368 του ν. 4412/2016 και 20 π.δ. 39/2017. Όμως, μόνη η άσκηση της προδικαστικής προσφυγής δεν κωλύει την πρόοδο της διαγωνιστικής διαδικασίας, υπό την επιφύλαξη χορήγησης από το Κλιμάκιο προσωρινής προστασίας σύμφωνα με το άρθρο 366 παρ. 1-2 ν. 4412/2016 και 15 παρ. 1-4 π.δ. 39/2017.

Η προηγούμενη παράγραφος δεν εφαρμόζεται στην περίπτωση που, κατά τη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, υποβληθεί μόνο μία (1) προσφορά.

Φορέας υπεύθυνος για τις διαδικασίες διαμεσολάβησης
Ταχυδρομική διεύθυνση: ΛΕΩΦ. ΘΗΒΩΝ 196-198
Υπηρεσία από την οποία μπορούν να ληφθούν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επανεξέτασης
Όπως: Φορέας υπεύθυνος για τις διαδικασίες διαμεσολάβησης
Πηγή: OJS 2021/S 184-479304 (2021-09-17)

Νέες προμήθειες σε συναφείς κατηγορίες 🆕

Επιχειρηματικές υπηρεσίες: νομικές, μάρκετινγκ, παροχής συμβουλών, πρόσληψης, εκτύπωσης και ασφάλειας (>20 νέες προμήθειες)

Υπηρεσίες υποστήριξης γραφείου